تاریخ انتشار : ۱۳۹۲/۰۸/۲۰ ساعت ۱۲:۴۰
کد مطلب : ۲۰۸۹۲
6 نکته برای نوشتن صحیح ایمیل را بياموزيد
گروه علمی وفناوری: در هر حرفه ای مشغول به کار باشید و در هر کجای دنیا که باشید بدون شک ایمیل بخش جدایی ناپذیری از زندگی و کار شما به حساب می آید. هر زمانی ممکن است ایمیلی از یکی از کارفرمایان و یا همکاران خود دریافت کنید که نیاز به یک پاسخ داشته باشد و یا اینکه خودتان به ارسال یک ایمیل احتیاج پیدا کنید.
اگر تا کنون توجه نکرده بودید باید بدانید که نحوه نوشتن ایمیل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و گاهی تاثیر شگرفی روی موقعیت های کاری شما می‌گذارد. اگر یک ایمیل به درستی و با رعایت اصول اساسی نوشته نشده باشد می‌تواند یک موقعیت بزرگ در کار را از شما بگیرد، در حالی که اگر ایمیل به شکل درست خود نوشته شود چه بسا یک موقعیت کاری فوق العاده برای شما به وجود بیاورد. در این مقاله ۶ نکته برای نوشتن صحیح ایمیل برای شما نوشته شده تا بتوانید با استفاده از این نکات درب را بر روی موقعیت های بزرگ بگشایید.
۱- موضوع را کاملا واضح بنویسد
موضوع ایمیل یا همان Subject اولین موردی است که در هر ایمیلی مورد توجه قرار می‌گیرد. پس نیاز است که به موضوع ایمیل توجه زیادی شود. بهتر آن است که موضوع ایمیل به طور شفاف و واضح و در عین حال خیلی کوتاه به موضوع اصلی مورد بحث در بدنه ایمیل اشاره کند. اگر ایمیلی برای ایجاد یک قرار ملاقات می‌نویسید حتما در موضوع ایمیل به عبارت قرار ملاقات اشاره کنید، یا اگر ایمیل شما باید هر چه زودتر خوانده شود حتما در موضوع ایمیل خاطرنشان کنید که این ایمیل حساسیت زمانی دارد.
این روزها ایمیل‌های اسپم بسیار زیاد شده‌اند و کمتر کسی پیدا می‌شود که همه ایمیل‌های خود را یک به یک بررسی کند چون می‌داند بسیاری از آنها بی اهمیت و اسپم هستند. بنابراین اگر موضوع یک ایمیل بی‌اهمیت و یا تکراری جلوه کند احتمال خوانده شدن آن خیلی کم است. بنابراین سعی کنید ایمیل شما بی‌اهمیت جلوه نکند و برای اینکار اولین نکته‌ای که باید به آن توجه کنید موضوع ایمیل شماست.
۲- از احوال پرسی های معمولی استفاده نکنید
اگر در حال ارسال یک ایمیل به چندین نفر هستید ممکن است یک « سلام » ابتدا جالب به نظر برسد ولی این کار باعث می‌شود از اهمیت ایمیل شما بکاهد. در زمان ارسال ایمیل معمولا بهتر است از احوال‌پرسی‌های رسمی و کمی طولانی تر از یک سلام استفاده شود مگر آنکه به یکی از دوستان خیلی نزدیک خود ایمیل بفرستید.
اگر در زمان ارسال ایمیل یک آشنایی مختصر با شخص مقابل داشته باشید می‌دانید که چطور باید ایمیل خود را شروع کنید. شروع یک ایمیل به شیوه‌ای که می‌دانید شخص مقابل آن را می‌پسندد ایمیل شما را خیلی حرفه‌ای تر جلوه می‌دهد. ممکن است به نظر کمی از وقت شما را به خود اختصاص دهد ولی مطمئن باشید که اگر چند دقیقه‌ای به نحوه شروع ایمیل فکر کنید و راه مناسب آن را پیدا کنید پشیمان نخواهید شد.
۳- به موضوع اصلی اشاره کنید
هیچ وقت کاری نکنید که مخاطب شما برای رسیدن به موضوع اصلی ایمیل ابتدا یک کتاب پر از مسائل حاشیه‌ای را بخواند چون اگر دیر به موضوع اصلی مورد بحث اشاره کنید ممکن است شخص مقابل اصلا هیچ وقت به آن نرسد و ایمیل را به طور کامل نخواند و آن را نیمه کاره رها کند.اگر موضوع مورد بحث بیش از حد پیچیده و طولانی است بهتر است آن را با تماس تلفنی با شخص مورد نظر در میان بگذارید و یا حداقل موضوع را به بخش‌هایی کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بار یک بخش را ایمیل کنید و وقتی در مورد آن بخش به نتیجه رسیدید، بخش بعدی را ایمیل کنید.
وقتی بحث خواندن یک متن در کامپیوتر یا اسمارت فون به میان می‌آید، چشم کاربران مثل اسکنر عمل می‌کند و در واقع موضوعات بی‌اهمیت را کنار می‌گذارند و فقط به مطالب مهم می‌پردازند. بنابراین بهتر است ایمیل خود را در پاراگراف‌هایی خیلی کوتاه بنویسید و اگر لازم بود از لیست‌های گلوله‌ای و یا شماره‌ای استفاده کنید.
۴- اطلاعات تماس را فراموش نکنید
اگر در شرایطی بودید که نیاز به یک پاسخ سریع داشتید باید حتما راه‌های تماس با خود را در ایمیل خود ذکر کنید. البته این نکته فقط به شرایط اضطراری محدود نمی‌شود، در هر شرایطی وقتی یک ایمیل ارسال می‌کنید باید تا جای ممکن اطلاعات تماس با خودتان را ذکر کنید تا اگر شخص مقابل نتوانست ایمیل شما را در اسرع وقت با ایمیل پاسخ دهد یا ترجیح نداد با ایمیل به شما پاسخ دهد، بتواند با شما تماس بگیرد یا در شبکه‌های اجتماعی برای شما پیغام بگذارد. ضمنا این اطلاعات تماس می‌تواند در آینده نیز می‌تواند برای مخاطب مفید واقع شود. ولی توجه شود که در زمان نوشتن اطلاعات تماس خود حریم خصوصی خود را نادیده نگیرید.
۵- ایمیل خود را بازخوانی کنید
هیچ چیز بدتر از این نیست که ایمیل شما پر از غلط های املایی و دستوری باشد. پیش از ارسال ایمیل یک یا دوبار آنچه نوشته‌اید را بخوانید. مطمئن شوید که املای همه کلمات و همین طور نقطه‌گذاری‌ها صحیح باشند. اگر لازم بود بخش‌هایی که فکر می‌کنید نیاز به تغییر دارند را تغییر دهید.
۶- بقیه موارد را هم چک کنید
بعد از اینکه ایمیل را بازخوانی کردید باز هم مواردی هستند که باید بررسی کنید. قبل از اینکه ایمیل خود را ارسال کنید یکبار بررسی کنید و ببینید که آیا آدرس ایمیل دریافت کننده را صحیح وارد کرده‌اید؟ این خیلی بد است که مخاطب ایمیل شما با کسی که ایمیل را به او ارسال کرده‌اید متفاوت باشد. ضمنا اگر می‌خواهید فایلی را هم به ایمیل پیوست کنید قبل از ارسال ایمیل اطمینان حاصل کنید که فایل‌های مورد نظر را پیوست کرده باشید.
۱- موضوع را کاملا واضح بنویسد
موضوع ایمیل یا همان Subject اولین موردی است که در هر ایمیلی مورد توجه قرار می‌گیرد. پس نیاز است که به موضوع ایمیل توجه زیادی شود. بهتر آن است که موضوع ایمیل به طور شفاف و واضح و در عین حال خیلی کوتاه به موضوع اصلی مورد بحث در بدنه ایمیل اشاره کند. اگر ایمیلی برای ایجاد یک قرار ملاقات می‌نویسید حتما در موضوع ایمیل به عبارت قرار ملاقات اشاره کنید، یا اگر ایمیل شما باید هر چه زودتر خوانده شود حتما در موضوع ایمیل خاطرنشان کنید که این ایمیل حساسیت زمانی دارد.
این روزها ایمیل‌های اسپم بسیار زیاد شده‌اند و کمتر کسی پیدا می‌شود که همه ایمیل‌های خود را یک به یک بررسی کند چون می‌داند بسیاری از آنها بی اهمیت و اسپم هستند. بنابراین اگر موضوع یک ایمیل بی‌اهمیت و یا تکراری جلوه کند احتمال خوانده شدن آن خیلی کم است. بنابراین سعی کنید ایمیل شما بی‌اهمیت جلوه نکند و برای اینکار اولین نکته‌ای که باید به آن توجه کنید موضوع ایمیل شماست.
۲- از احوال پرسی های معمولی استفاده نکنید
اگر در حال ارسال یک ایمیل به چندین نفر هستید ممکن است یک « سلام » ابتدا جالب به نظر برسد ولی این کار باعث می‌شود از اهمیت ایمیل شما بکاهد. در زمان ارسال ایمیل معمولا بهتر است از احوال‌پرسی‌های رسمی و کمی طولانی تر از یک سلام استفاده شود مگر آنکه به یکی از دوستان خیلی نزدیک خود ایمیل بفرستید.
اگر در زمان ارسال ایمیل یک آشنایی مختصر با شخص مقابل داشته باشید می‌دانید که چطور باید ایمیل خود را شروع کنید. شروع یک ایمیل به شیوه‌ای که می‌دانید شخص مقابل آن را می‌پسندد ایمیل شما را خیلی حرفه‌ای تر جلوه می‌دهد. ممکن است به نظر کمی از وقت شما را به خود اختصاص دهد ولی مطمئن باشید که اگر چند دقیقه‌ای به نحوه شروع ایمیل فکر کنید و راه مناسب آن را پیدا کنید پشیمان نخواهید شد.
۳- به موضوع اصلی اشاره کنید
هیچ وقت کاری نکنید که مخاطب شما برای رسیدن به موضوع اصلی ایمیل ابتدا یک کتاب پر از مسائل حاشیه‌ای را بخواند چون اگر دیر به موضوع اصلی مورد بحث اشاره کنید ممکن است شخص مقابل اصلا هیچ وقت به آن نرسد و ایمیل را به طور کامل نخواند و آن را نیمه کاره رها کند.اگر موضوع مورد بحث بیش از حد پیچیده و طولانی است بهتر است آن را با تماس تلفنی با شخص مورد نظر در میان بگذارید و یا حداقل موضوع را به بخش‌هایی کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بار یک بخش را ایمیل کنید و وقتی در مورد آن بخش به نتیجه رسیدید، بخش بعدی را ایمیل کنید.
وقتی بحث خواندن یک متن در کامپیوتر یا اسمارت فون به میان می‌آید، چشم کاربران مثل اسکنر عمل می‌کند و در واقع موضوعات بی‌اهمیت را کنار می‌گذارند و فقط به مطالب مهم می‌پردازند. بنابراین بهتر است ایمیل خود را در پاراگراف‌هایی خیلی کوتاه بنویسید و اگر لازم بود از لیست‌های گلوله‌ای و یا شماره‌ای استفاده کنید.
۴- اطلاعات تماس را فراموش نکنید
اگر در شرایطی بودید که نیاز به یک پاسخ سریع داشتید باید حتما راه‌های تماس با خود را در ایمیل خود ذکر کنید. البته این نکته فقط به شرایط اضطراری محدود نمی‌شود، در هر شرایطی وقتی یک ایمیل ارسال می‌کنید باید تا جای ممکن اطلاعات تماس با خودتان را ذکر کنید تا اگر شخص مقابل نتوانست ایمیل شما را در اسرع وقت با ایمیل پاسخ دهد یا ترجیح نداد با ایمیل به شما پاسخ دهد، بتواند با شما تماس بگیرد یا در شبکه‌های اجتماعی برای شما پیغام بگذارد. ضمنا این اطلاعات تماس می‌تواند در آینده نیز می‌تواند برای مخاطب مفید واقع شود. ولی توجه شود که در زمان نوشتن اطلاعات تماس خود حریم خصوصی خود را نادیده نگیرید.
۵- ایمیل خود را بازخوانی کنید
هیچ چیز بدتر از این نیست که ایمیل شما پر از غلط های املایی و دستوری باشد. پیش از ارسال ایمیل یک یا دوبار آنچه نوشته‌اید را بخوانید. مطمئن شوید که املای همه کلمات و همین طور نقطه‌گذاری‌ها صحیح باشند. اگر لازم بود بخش‌هایی که فکر می‌کنید نیاز به تغییر دارند را تغییر دهید.
۶- بقیه موارد را هم چک کنید
بعد از اینکه ایمیل را بازخوانی کردید باز هم مواردی هستند که باید بررسی کنید. قبل از اینکه ایمیل خود را ارسال کنید یکبار بررسی کنید و ببینید که آیا آدرس ایمیل دریافت کننده را صحیح وارد کرده‌اید؟ این خیلی بد است که مخاطب ایمیل شما با کسی که ایمیل را به او ارسال کرده‌اید متفاوت باشد. ضمنا اگر می‌خواهید فایلی را هم به ایمیل پیوست کنید قبل از ارسال ایمیل اطمینان حاصل کنید که فایل‌های مورد نظر را پیوست کرده باشید.
مرجع : یک ادمین
