بهار نیوز - 10 نکته‌ای که برای خرید اتوماسیون اداری خوب باید بدانید

10 نکته‌ای که برای خرید اتوماسیون اداری خوب باید بدانید

گروه کسب و کار: اتوماسیون اداری به عنوان یکی از اصول اساسی بهبود عملکرد و کارایی در سازمان‌ها شناخته می‌شود. با پیشرفت فناوری‌های مدرن، استفاده از اتوماسیون اداری برای افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها در فرایندهای اداری و همچنین تسهیل و خودکارسازی فرایندهای اداری، توجه بسیاری از سازمان‌ها و مدیران را جلب کرده است؛ اما در همین حال، انتخاب و خرید یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب و مطابق با نیازهای سازمان، می‌تواند چالشی مهم باشد. در این مقاله، به بررسی 10 نکته کلیدی که برای خرید اتوماسیون اداری خوب باید بدانید، می‌پردازیم.

10 نکته کلیدی برای خرید اتوماسیون اداری
اگر به دنبال خرید اتوماسیون اداری رفته باشید، حتما متوجه شده‌اید که انواع مختلفی از برندها و شرکت‌های ارائه دهنده اتوماسیون اداری وجود دارند، که هر کدام دارای قابلیت‌های مختص به خود هستند؛ اما با توجه به این 10 نکته کلیدی، به راحتی می‌توانید اتوماسیون اداری مناسب و خوبی برای سازمان یا کسب و کار خود خریداری کنید. 10 نکته کلیدی برای خرید اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
1.   نیاز و هدف سازمان خود را برای بکارگیری اتوماسیون اداری تعریف کنید.
2.   قابلیت‌ها و امکانات انواع اتوماسیون اداری را باهم مقایسه کنید.
3.   نظرات مشتریان و کاربران فعلی اتوماسیون‌های اداری را بررسی کنید.
4.   امکانات و کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری را با نیازها و اهداف خود تطبیق دهید.
5.   قابلیت انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری اتوماسیون اداری را مورد ارزیابی قرار دهید.
6.   خدمات و کیفیت پشتیبانی را ارزیابی کنید.
7.   هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری از سامانه اتوماسیون اداری را محاسبه نمایید.
8.   ویژگی‌های امنیتی اتوماسیون اداری را بررسی کنید.
9.   کیفیت و خدمات آموزش اتوماسیون اداری را ارزیابی نمایید.
10.   شرایط موجود در قرارداد را به طور کامل بررسی کنید.

1- نیاز و هدف سازمان خود را برای بکارگیری اتوماسیون اداری تعریف کنید.
تعریف هدف در خرید اتوماسیون اداری یک مرحله بسیار حیاتی است که باید با دقت انجام شود. در واقع، تعریف هدف به معنای شناخت دقیق نیازها و اهداف سازمان در زمینه اتوماسیون فرایندهای اداری است. این مرحله اساسی شما کمک می‌کند تا ایده‌آل‌ترین و مناسب‌ترین سیستم اتوماسیون را برای سازمان خود انتخاب نمایید.
در این مرحله، ابتدا باید فرایندها و فعالیت‌های اداری موجود در سازمان را به دقت بررسی کنید؛ بررسی دقیق این فرایندها به شما کمک می‌کند تا مشکلات و نواقص موجود را شناسایی نمایید و درک کاملی از نیازها و اهداف سازمان در حوزه اتوماسیون اداری به دست بیاورید.

2- قابلیت‌ها و امکانات انواع اتوماسیون اداری را با هم مقایسه کنید.
برای خرید اتوماسیون اداری باید قابلیت‌ها و امکانات انواع سامانه‌های اتوماسیون اداری را به طور کامل بشناسید و قابلیت‌ها و امکانات هر کدام را با یکدیگر مقایسه نمایید تا در نهایت کاربردی‌ترین و بهترین گزینه‌ها برای شما مشخص شوند.

3- نظرات مشتریان و کاربران فعلی اتوماسیون اداری را بررسی کنید.
مطالعه نظرات کاربران یکی از روش‌های موثر برای بررسی و ارزیابی و مقایسه انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری است. نظرات کاربران، تجربیات واقعی آنها را در استفاده از سیستم‌های مورد نظر را نشان می‌دهد و به شما کمک می‌کند تصمیمی بهتر و آگاهانه‌تر بگیرید. از روش‌های مختلفی می‌توان در مورد نظرات مشتریان و کاربران اتوماسیون اداری اطاعات به دست آورد:
•   بررسی نظرات و بازخوردهای آنلاین
•   ارتباط با کاربران فعلی سامانه اتوماسیون و کسب اطلاعات از آن‌ها
•   مراجعه به رویدادها و نمایشگاه‌های مرتبط
•   و...

4- امکانات و کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری را با نیازها و اهداف خود تطبیق دهید.
این مفهوم به معنای تطابق سیستم‌های اتوماسیون اداری با نیازها، الزامات و محدودیت‌های شرکت یا سازمان شما است. در ابتدا، نیازهای اداری و فرآیندهای شرکت یا سازمان خود را به دقت تحلیل کنید؛ این تحلیل شامل شناخت دقیق از وظایف و فعالیت‌های مورد نیاز، نیازمندی‌های کاربران، محدودیت‌های فنی و مالی و دیگر عوامل مرتبط است.
سپس، با تحقیق و مطالعه درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری مختلف، ویژگی‌ها و قابلیت‌های آنها را مقایسه کنید. بررسی کنید که آیا سیستم قابلیت‌های لازم برای پشتیبانی از نیازها و فرآیندهای شما را داراست یا خیر. به مواردی مانند قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها، امنیت، قابلیت همکاری و تنظیمات سفارشی دقت کنید. اگر فرآیندهای خاصی در سازمانتان وجود دارد، مطمئن شوید که سیستم قادر به پشتیبانی از آنها است یا قابلیت سفارشی‌سازی دارد تا به طور دقیق با نیازهایتان همخوانی داشته باشد.

5- قابلیت انعطاف پذیری و توسعه پذیری اتوماسیون اداری را مورد ارزیابی قرار دهید.
قابلیت انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری یکی دیگر از نکات مهمی است که در هنگام خرید سیستم‌های اتوماسیون اداری باید مورد توجه قرار گیرد. این قابلیت‌ها به شما امکان می‌دهند تا سیستم را با تغییرات در سازمانتان و نیازهای جدید سازگار کنید و به راحتی آن را گسترش دهید. برخی از مواردی که در این بخش باید مورد ارزیابی قرار دهید عبارت‌اند از:
•   قابلیت انطباق با نیازهای سازمان
•   سازگاری با فناوری‌های جدید و دریافت بروزرسانی‌ها
•   قابلیت افزودن و تغییر ویژگی‌ها
•   امکان توسعه سفارشی
•   قابلیت ادغام با سیستم‌های دیگر
•   امکان مهاجرت و انتقال داده‌ها

6- خدمات و کیفیت پشتیبانی را ارزیابی کنید.
کیفیت سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند تأثیر زیادی بر عملکرد و رضایت کاربران داشته باشد. سیستم باید دارای کارایی و پایداری بالا باشد و بدون خطا و اشکال در عملکرد به درستی عمل کند. ضمناً رابط کاربری سیستم اتوماسیون اداری باید ساده و قابل استفاده باشد تا کاربران بتوانند به راحتی با آن کار کنند.
هنگام خرید اتوماسیون اداری مطمئن شوید که تامین‌کننده سیستم پشتیبانی فنی قوی و قابل اعتمادی دارد. این به شما امکان می‌دهد در صورت بروز هرگونه مشکل یا نیاز به راهنمایی، با تیم پشتیبانی تماس بگیرید و مشکلات را به سرعت حل کنید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که پشتیبانی فنی در طول زمان در دسترس خواهد بود و به روزرسانی‌های منظم و بهبودهای سیستم را ارائه خواهد داد.
علاوه بر این موارد، یک سیستم اتوماسیون اداری خوب باید دارای آموزش‌های کامل و مستندات جامعی باشد. این آموزش‌ها و مستندات به کاربران اطلاعات لازم را درباره نحوه استفاده از سیستم، راهنمایی‌ها و راهکارهای مربوط به مشکلات معمول و سایر جزئیات فنی فراهم می‌کند.

7- هزینه‌های پیاده سازی و نگهداری از سامانه اتوماسیون اداری را محاسبه نمایید.
هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری در خرید اتوماسیون اداری شامل هزینه‌های مربوط به مراحل پیاده‌سازی اولیه سیستم و هزینه‌های مربوط به نگهداری و به‌روزرسانی سیستم در طول زمان هستند. هزینه‌های پیاده‌سازی، هزینه‌های مربوط به فرآیند نصب، پیکربندی و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری هستند. این مورد شامل هزینه‌هایی مانند خرید سخت‌افزار و نرم‌افزار، اجرای آزمون‌ها و تست‌ها، آموزش کاربران و انتقال داده‌ها از سیستم قبلی به سیستم جدید می‌شود. هزینه‌های پیاده‌سازی ممکن است متغیر باشند و بسته فاکتورهای مختلفی مانند تعداد کاربران، زیرسیستم‌های مورد نیاز، گستردگی سازمان و... محاسبه می‌شوند.
دسته دوم هزینه‌ها – یعنی هزینه‌های نگهداری – مربوط به حفظ و بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون اداری در طول زمان هستند. این مورد شامل هزینه‌های نگهداری سخت‌افزار و نرم‌افزار، پشتیبانی فنی، به‌روزرسانی‌های سیستم و تعمیرات ضروری است. هزینه‌های نگهداری می‌توانند بصورت سالانه یا ماهانه باشند و بسته به نوع سیستم و توافقات میان شما و تامین‌کننده متفاوت است.

8- ویژگی‌های امنیتی اتوماسیون اداری را بررسی کنید.
سیستم‌های اتوماسیون اداری بخش‌های مهمی از سازمان‌ها را پوشش می‌دهند و حفظ امنیت اطلاعات و داده‌ها در این سیستم‌ها بسیار حیاتی است. یک سیستم اتوماسیون اداری خوب باید دارای ویژگی‌هایی باشد که امنیت داده‌ها را تضمین کند؛ مانند رمزنگاری قوی برای انتقال و ذخیره سازی داده‌ها، مکانیزم‌های دسترسی و کنترل سطح دسترسی به اطلاعات و محدودیت‌هایی در استفاده از داده‌ها توسط کاربران مختلف و همچنین، محافظت از داده‌ها در برابر حملات سایبری مانند نفوذ، سرقت اطلاعات و حملات دیده‌بانی.
علاوه بر این موارد، یک سیستم اتوماسیون اداری خوب باید وقایع درون اتوماسیون اداری را مانیتورینگ و ثبت کند، تا در صورت بروز هرگونه نقص یا ناهنجاری در سامانه اتوماسیون اداری، به راحتی بتوان مشکل را شناسایی و رفع نمود. سیستم اتوماسیون اداری باید با استانداردها و راهکارهای امنیتی معتبر و صنعتی سازگاری داشته باشد. این مورد شامل استفاده از پروتکل‌ها و الگوریتم‌های رمزنگاری قوی، استفاده از مکانیزم‌های تشخیص و پیشگیری از حملات، اجرای بررسی‌های امنیتی منظم و مدیریت هویت کاربران و دسترسی آن‌ها به اتوماسیون اداری است.

9 - خدمات آموزشی استفاده از اتوماسیون اداری را ارزیابی نمایید.
استفاده از اتوماسیون اداری به عنوان یک سیستم مدیریتی مدرن در سازمان‌ها نیازمند آموزش و آشنایی کارکنان با این فناوری است؛ بنابراین، در هنگام خرید اتوماسیون اداری، ارائه خدمات آموزشی مرتبط با استفاده از این سیستم بسیار مهم است.
استفاده از خدمات آموزشی در هنگام خرید اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند تا به طور کامل از قابلیت‌ها و امکانات سیستم چه در استفاده روزمره کارکنان و چه در انجام تنظیمات و پیکربندی سیستم بهره‌برداری کنید و به طور موثر از آن‌ها استفاده نمایید.

10- شرایط موجود در قرارداد را به طور کامل بررسی کنید.
مطالعه قرارداد و شرایط هنگام خرید اتوماسیون اداری بسیار مهم است زیرا قرارداد مشتمل بر تمام جزئیات و شرایط معامله بین شما و تامین‌کننده است. در ابتدا، قرارداد باید شامل جزئیات کامل محصول یا سرویس ارائه شده توسط تامین‌کننده باشد. این شامل ویژگی‌ها، عملکردها، محدودیت‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌ها، نیازمندی‌های سیستمی، و هر گونه مشخصه فنی دیگر است.
سپس مواردی مانند قیمت محصول یا سرویس، شرایط پرداخت، تعهدات مالی و هر گونه هزینه اضافی مرتبط با خرید در قرار ذکر شده باشد؛ این موارد شامل هزینه نرم‌افزار، سخت‌افزار، نصب و راه‌اندازی، آموزش، پشتیبانی و هزینه‌های سفارشی دیگر است.
در آخر نیز باید شرایط ضمانت و پشتیبانی در قرارداد تعریف شوند؛ این موارد شامل مدت زمان ضمانت، تعمیر و نگهداری، پشتیبانی فنی، به‌روزرسانی‌ها و ارتقاء سیستم است. در نهایت، قبل از امضای قرارداد اتوماسیون اداری، بهتر است آن را به دقت مطالعه کنید و اطمینان حاصل نمایید که تمام موارد مهم و شرایط مورد نظر شما در قرارداد درج شده‌اند. در صورت بروز هرگونه ابهام یا سوال، بهتر است با تامین‌کننده یا مشاوران حقوقی مربوطه تماس بگیرید تا مطمئن شوید که شرایط قرارداد برای شما قابل قبول است.