بهار نیوز - چگونه از تقلب در حسابداری و حساب های پرداختنی جلوگیری کنیم؟

چگونه از تقلب در حسابداری و حساب های پرداختنی جلوگیری کنیم؟

گروه کسب و کار: با افزایش دسترسی به فناوری، جعل امضا، تولید فاکتورهای جعلی و دستکاری سیستم های نرم افزار حسابداری برای عاملان کلاهبرداری آسان تر از همیشه است.

شرکت‌ها باید با اجرای رویه‌های سخت‌گیرانه برای تأیید پرداخت‌ها و ورودی‌های حساب و همچنین انجام ممیزی داخلی منظم، در حفاظت از سیستم‌های مالی خود هوشیار باشند. نادیده گرفتن این پروتکل‌های امنیتی، شرکت‌ها را در معرض بهره‌برداری از بخش اصلی خود قرار می‌دهد که می‌تواند میلیون ها تومان برای آنها هزینه داشته باشد. استفاده از نرم افزار های فروشگاهی مانند نرم افزار فروشگاهی دشت همکاران سیستم میتواند به شما در حسابداری و جلوگیری از تقلب کمک کند.
تقلب در حساب های پرداختنی می تواند برای تجارت بسیار مضر باشد، زیرا می تواند به مالی، شهرت و اعتماد آسیب برساند. در این پست ، تقلب در حساب های پرداختنی چیست، چگونه کار می کند و چگونه از آن جلوگیری کنیم، آشکار خواهیم کرد.

تقلب در حساب های پرداختنی چیست؟
تقلب در حساب های پرداختنی نوعی از کلاهبرداری مالی است که از بخش حساب های پرداختنی یک شرکت سوء استفاده می کند. این می تواند شامل ایجاد فاکتورها یا حساب های فروشنده جعلی، تغییر مبالغ یا تاریخ پرداخت، یا اختلاس وجوهی باشد که قرار است برای پرداخت ها استفاده شود.
این نوع کلاهبرداری اغلب به صورت داخلی توسط یک کارمند، یا توسط شخص ثالث خارجی دیگری انجام می شود که به عنوان فروشنده نادرست معرفی می کند. نمونه‌های معمولی از کلاهبرداری حساب‌های پرداختنی شامل طرح‌های صورت‌حساب، تقلب در چک، و تقلب در بازپرداخت است.
تشخیص این نوع کلاهبرداری می تواند دشوار باشد، زیرا اغلب شامل دستکاری اسناد و سوابق مالی است. آگاهی از فعالیت‌هایی که در بخش حساب‌های پرداختنی انجام می‌شود می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا از این گونه فعالیت‌های متقلبانه جلوگیری کنند. شرکت ها باید کنترل های داخلی سختگیرانه ای ایجاد کنند و همچنین به طور منظم سوابق مالی خود را حسابرسی و بررسی کنند تا از هرگونه احتمال تقلب در حساب های پرداختنی محافظت کنند.

کلاهبرداری در حساب های پرداختنی چگونه کار می کند؟
کلاهبرداری حساب های پرداختنی ممکن است زمانی اتفاق بیفتد که یک کارمند یا شخص ثالث فرآیندهای حساب های پرداختنی را برای منافع شخصی دستکاری کند. اغلب حول محور دریافت نوعی بازپرداخت از سوی شخص داخلی از یک شرکت است، مانند هزینه‌هایی که کارمندی برای هزینه‌هایی که اتفاق نیفتاده است اما توسط یک فاکتور ارائه می‌شود، بازپرداخت می‌کند.
در موارد دیگر، یک شرکت پوسته می‌تواند وانمود کند که فروشنده است و برای کالاها یا خدماتی که تحویل داده نشده است، فاکتور صادر کند.
شناسایی تقلب در حساب های پرداختنی فوق العاده دشوار است زیرا در نگاه اول همه اسناد معتبر و فوق العاده به نظر می رسند - بنابراین وجود فرآیندهای قوی که هر گونه پرچم قرمز یا بی نظمی در پرداخت ها را نشان می دهد مفید است.

انواع تقلب در حساب های پرداختنی
طرح های صورتحساب
طرح‌های صورت‌حساب نوعی کلاهبرداری از حساب‌های پرداختنی است که شامل ارسال فاکتورهای جعلی برای پرداخت می‌شود. ایجاد یک شرکت پوسته برای تولید صورت‌حساب‌های ساختگی و پرداخت‌ها به حساب‌های خارجی یکی از روش‌های رایج کلاهبرداری است.
طرح‌های صورت‌حساب شامل صورت‌حساب ، ارسال فاکتورهای نادرست برای کالاها یا خدماتی است که هرگز دریافت نشده‌اند، یا صورت‌حساب برای محصول یا خدمات گران‌تر از آنچه ارائه شده است. به عنوان مثال، یک فرد یا یک شرکت پوسته می‌تواند به طور مداوم برای سرویسی که ارائه نشده است صورت‌حساب بدهد، اما اگر بخش حساب های پرداختنی شرکت فاکتورهای زیادی را مدیریت کند، می‌تواند به راحتی برای مدت زمان قابل توجهی زیر رادار قرار گیرد.

تقلب ها را بررسی کنید
کلاهبرداری چک یکی دیگر از انواع رایج کلاهبرداری حساب های پرداختنی است. این شامل دستکاری یا سوء استفاده از چک برای استخراج پول از شرکت است. چند راه وجود دارد که چگونه می توان از جعل چک استفاده کرد:
•   تغییر گیرنده یا مبلغ پرداختی در چک
•   جعل امضا
•   ایجاد چک جعلی
•   سرقت چک

کلاهبرداری ACH
کلاهبرداری ACH استفاده غیرمجاز از شبکه Automated Clearing House (ACH) برای انتقال وجه است.ACH یک شبکه الکترونیکی سراسری است که برای پردازش تراکنش‌های مالی از جمله سپرده‌های مستقیم، پرداخت قبوض و سایر انواع پرداخت‌های الکترونیکی استفاده می‌شود. به طور معمول، کلاهبرداری ACH می‌تواند از طریق استفاده از بدافزار برای دسترسی به حساب‌های مالی، سرقت اطلاعات ورود به سیستم، یا استفاده از کلاهبرداری‌های فیشینگ برای به دست آوردن اطلاعات حساس رخ دهد.
در زمینه حساب های پرداختنی، کلاهبرداری ACH می تواند شامل انتقال غیرمجاز وجوه از سیستم حساب های پرداختنی یک شرکت به حساب یک فرد باشد. برای جلوگیری از آن، شرکت ها باید تدابیر امنیتی قوی مانند پروتکل های ورود امن و نرم افزار آنتی ویروس داشته باشند. همچنین مهم است که مراقب فعالیت‌های مشکوک بالقوه مانند تراکنش‌های غیرمجاز یا تغییرات در جزئیات پرداخت باشید.

تقلب در حسابداری

تقلب در بازپرداخت
کلاهبرداری بازپرداخت یک نوع متداول کلاهبرداری حساب های پرداختنی است که معمولاً به صورت داخلی توسط یک کارمند انجام می شود. این به سادگی شامل ارائه ادعاهای نادرست یا متورم برای بازپرداخت است.
به عنوان مثال، یک کارمند می تواند یک گزارش هزینه نادرست یا متورم ارائه کند تا بازپرداختی بزرگتر از آنچه که باید دریافت کند یا ممکن است یک فرد برای حمایت از ادعای بازپرداخت جعلی، رسیدهای جعلی یا سایر اسناد پشتیبان ایجاد کند.

طرح های بازگشت سرمایه
هنگامی که یک کارمند با یک شخص ثالث خارجی همکاری می کند تا پول را از شرکت خارج کند، طرح های برگشتی یک کار "داخلی" است.
به عنوان مثال، یک فروشنده می تواند مبالغ روی فاکتور را افزایش دهد و سود را با کارمندی تقسیم کند که وظیفه او به عنوان یک شخص داخلی اطمینان از تسویه فاکتور برای پرداخت است.

نقل قول از سایت افرا سیستم میهن:
"تشخیص کلاهبرداری در حساب های دریافتی مستلزم نگاه دقیق و اجرای اقدامات استراتژیک با برنامه می باشد . اولین گام در این فرآیند ، ممیزی منظم و دقیق سوابق حساب های دریافتی است . هدف این ممیزی ‌ها شناسایی هرگونه مغایرت یا بی ‌نظمی در سوابق تراکنش‌ ها ، مانند تعدیلات غیرقابل توضیح یا ناهماهنگی در سابقه پرداخت است .
رویکرد مؤثر دیگر شامل نظارت دقیق بر رفتار مشتری و الگوهای پرداخت است . تغییرات ناگهانی در این الگو ها ، مانند تاخیر های غیر معمول پرداخت یا فعالیت ‌های خرید غیر معمول ، می ‌تواند نشانه ‌های قرمزی باشد که فعالیت ‌های متقلبانه احتمالی را نشان می‌ دهد. همچنین برای جلوگیری از کلاهبرداری قبل از وقوع آن ، تأیید صحت مشتریان جدید ، به ویژه مشتریانی که تراکنش های بزرگ انجام می دهند ، مهم می باشد ."

پرچم قرمز برای تقلب در حساب های پرداختنی
بیشتر طرح های کلاهبرداری حساب های پرداختنی شامل پنهان کردن تراکنش های تقلبی توسط کارمند در میان هزاران تراکنش قانونی است. پیدا کردن آنها می تواند مانند جستجوی سوزن در انبار کاه باشد، مگر اینکه بدانید به دنبال چه چیزی باشید یا از نرم افزار هایی مانند هلو ، پارسیان یا سپیدار سیستم استفاده کنید.
بسیاری از پرچم‌های قرمز برای کلاهبرداری حساب‌های پرداختنی مانند پرچم‌های قرمز برای هر نوع کلاهبرداری هستند. برای مثال، اگر متوجه شدید که کارمندان بیش از توان خود زندگی می‌کنند، مرخصی نمی‌روند، رفتارهای بی‌ملاحظه‌ای انجام نمی‌دهند، اطلاعات را مخفی می‌کنند یا تا دیروقت می‌مانند و آخر هفته‌ها می‌آیند، عاقلانه است که بیشتر تحقیق کنید.
اما برخی از شاخص‌ها نیز وجود دارند که مختص بخش حساب‌های پرداختنی هستند و هر برنامه ضد کلاهبرداری باید شامل ممیزی‌های منظم باشد که این «سوزن‌ها در انبار کاه» و همچنین پرچم‌های قرمز عمومی‌تر را بررسی می‌کند.

به دنبال این پرچم‌های قرمز تقلب در حساب های پرداختنی بگردید:
•   فروشندگانی که غیرعادی به نظر می رسند یا تایید نشده اند
•   افزایش پرداخت ها به فروشندگان خاص بدون افزایش متناظر در کالاها یا خدمات
•   پرداخت های بسیار بزرگ به یک فروشنده
•   خریدهای غیرمعمول بزرگ در کارت اعتباری صادر شده توسط یک کارمند
•   پرداخت هایی که به طور مداوم فقط کمتر از مقداری است که نیاز به مجوز دارد
•   فاکتورها به ترتیب
•   فاکتورهایی که غیرحرفه ای یا فتوکپی به نظر می رسند
•   فاکتورهایی که جزئیات کلیدی مانند آدرس و شماره تلفن را ندارند
•   آدرس ایمیل فروشنده ای که از یک ارائه دهنده رایگان مانند Gmail استفاده می کند
•   چندین فاکتور با هم یا در یک تاریخ پرداخت می شود
•   آدرس های فروشنده که با آدرس کارمند یکسان است
•   آدرس فروشنده که به نظر آدرس های مسکونی است
•   فروشندگان با اسامی مشابه
•   هزینه های سرگرمی و هدیه بزرگ
•   مبالغ میلیونی گرد شده
•   مدارک ناقص یا کپی به جای اصل
•   پرداخت های تکراری به همان فروشنده
•   قیمت های فروشنده که به طور غیرمعمول پایین یا بالا به نظر می رسند
•   روابط نزدیک بین یک کارمند و فروشنده
•   خریدهای مکرر از یک فروشنده با سابقه کالا یا خدمات بی کیفیت
•   نکات یا شکایات از کارمندان، مشتریان یا فروشندگان