تاریخ انتشار : ۱۴۰۳/۱۱/۰۲ ساعت ۱۵:۴۷
کد مطلب : ۵۱۱۵۲۴
چگونه از تقلب در حسابداری و حساب های پرداختنی جلوگیری کنیم؟
گروه کسب و کار: با افزایش دسترسی به فناوری، جعل امضا، تولید فاکتورهای جعلی و دستکاری سیستم های نرم افزار حسابداری برای عاملان کلاهبرداری آسان تر از همیشه است.
چگونه از تقلب در حسابداری و حساب های پرداختنی جلوگیری کنیم؟
شرکت‌ها باید با اجرای رویه‌های سختگیرانه برای تأیید پرداخت‌ها و ورودی‌های حساب و همچنین انجام ممیزی داخلی منظم، در حفاظت از سیستم‌های مالی خود هوشیار باشند. نادیده گرفتن این پروتکل‌های امنیتی، شرکت‌ها را در معرض بهره‌برداری از بخش اصلی خود قرار می‌دهد که میتواند میلیون ها تومان برای آنها هزینه داشته باشد. استفاده از نرم افزار های فروشگاهی مانند نرم افزار فروشگاهی دشت همکاران سیستم میتواند به شما در حسابداری و جلوگیری از تقلب کمک کند.
تقلب در حساب های پرداختنی می تواند برای تجارت بسیار مضر باشد، زیرا می تواند به مالی، شهرت و اعتماد آسیب برساند. در این پست ، تقلب در حساب های پرداختنی چیست، چگونه کار می کند و چگونه از آن جلوگیری کنیم، آشکار خواهیم کرد.
تقلب در حساب های پرداختنی چیست؟
تقلب در حساب های پرداختنی نوعی از کلاهبرداری مالی است که از بخش حساب های پرداختنی یک شرکت سوء استفاده می کند. این می تواند شامل ایجاد فاکتورها یا حساب های فروشنده جعلی، تغییر مبالغ یا تاریخ پرداخت، یا اختلاس وجوهی باشد که قرار است برای پرداخت ها استفاده شود.
این نوع کلاهبرداری اغلب به صورت داخلی توسط یک کارمند، یا توسط شخص ثالث خارجی دیگری انجام می شود که به عنوان فروشنده نادرست معرفی می کند. نمونه‌های معمولی از کلاهبرداری حساب‌های پرداختنی شامل طرح‌های صورتحساب، تقلب در چک، و تقلب در بازپرداخت است.
تشخیص این نوع کلاهبرداری می تواند دشوار باشد، زیرا اغلب شامل دستکاری اسناد و سوابق مالی است. آگاهی از فعالیت‌هایی که در بخش حساب‌های پرداختنی انجام می‌شود میتواند به سازمان‌ها کمک کند تا از این گونه فعالیت‌های متقلبانه جلوگیری کنند. شرکت ها باید کنترل های داخلی سختگیرانه ای ایجاد کنند و همچنین به طور منظم سوابق مالی خود را حسابرسی و بررسی کنند تا از هرگونه احتمال تقلب در حساب های پرداختنی محافظت کنند.
کلاهبرداری در حساب های پرداختنی چگونه کار می کند؟
کلاهبرداری حساب های پرداختنی ممکن است زمانی اتفاق بیفتد که یک کارمند یا شخص ثالث فرآیندهای حساب های پرداختنی را برای منافع شخصی دستکاری کند. اغلب حول محور دریافت نوعی بازپرداخت از سوی شخص داخلی از یک شرکت است، مانند هزینه‌هایی که کارمندی برای هزینه‌هایی که اتفاق نیفتاده است اما توسط یک فاکتور ارائه می‌شود، بازپرداخت می‌کند.
در موارد دیگر، یک شرکت پوسته میتواند وانمود کند که فروشنده است و برای کالاها یا خدماتی که تحویل داده نشده است، فاکتور صادر کند.
شناسایی تقلب در حساب های پرداختنی فوق العاده دشوار است زیرا در نگاه اول همه اسناد معتبر و فوق العاده به نظر می رسند - بنابراین وجود فرآیندهای قوی که هر گونه پرچم قرمز یا بی نظمی در پرداخت ها را نشان می دهد مفید است.
انواع تقلب در حساب های پرداختنی
طرح های صورتحساب
طرح‌های صورتحساب نوعی کلاهبرداری از حساب‌های پرداختنی است که شامل ارسال فاکتورهای جعلی برای پرداخت می‌شود. ایجاد یک شرکت پوسته برای تولید صورت‌حساب‌های ساختگی و پرداخت‌ها به حساب‌های خارجی یکی از روش‌های رایج کلاهبرداری است.
طرح‌های صورتحساب شامل صورتحساب ، ارسال فاکتورهای نادرست برای کالاها یا خدماتی است که هرگز دریافت نشده‌اند، یا صورتحساب برای محصول یا خدمات گران‌تر از آنچه ارائه شده است. به عنوان مثال، یک فرد یا یک شرکت پوسته میتواند به طور مداوم برای سرویسی که ارائه نشده است صورتحساب بدهد، اما اگر بخش حساب های پرداختنی شرکت فاکتورهای زیادی را مدیریت کند، میتواند به راحتی برای مدت زمان قابل توجهی زیر رادار قرار گیرد.
تقلب ها را بررسی کنید
کلاهبرداری چک یکی دیگر از انواع رایج کلاهبرداری حساب های پرداختنی است. این شامل دستکاری یا سوء استفاده از چک برای استخراج پول از شرکت است. چند راه وجود دارد که چگونه می توان از جعل چک استفاده کرد:
• تغییر گیرنده یا مبلغ پرداختی در چک
• جعل امضا
• ایجاد چک جعلی
• سرقت چک
کلاهبرداری ACH
کلاهبرداری ACH استفاده غیرمجاز از شبکه Automated Clearing House (ACH) برای انتقال وجه است.ACH یک شبکه الکترونیکی سراسری است که برای پردازش تراکنش‌های مالی از جمله سپرده‌های مستقیم، پرداخت قبوض و سایر انواع پرداخت‌های الکترونیکی استفاده می‌شود. به طور معمول، کلاهبرداری ACH میتواند از طریق استفاده از بدافزار برای دسترسی به حساب‌های مالی، سرقت اطلاعات ورود به سیستم، یا استفاده از کلاهبرداری‌های فیشینگ برای به دست آوردن اطلاعات حساس رخ دهد.
در زمینه حساب های پرداختنی، کلاهبرداری ACH می تواند شامل انتقال غیرمجاز وجوه از سیستم حساب های پرداختنی یک شرکت به حساب یک فرد باشد. برای جلوگیری از آن، شرکت ها باید تدابیر امنیتی قوی مانند پروتکل های ورود امن و نرم افزار آنتی ویروس داشته باشند. همچنین مهم است که مراقب فعالیت‌های مشکوک بالقوه مانند تراکنش‌های غیرمجاز یا تغییرات در جزئیات پرداخت باشید.
تقلب در بازپرداخت
کلاهبرداری بازپرداخت یک نوع متداول کلاهبرداری حساب های پرداختنی است که معمولاً به صورت داخلی توسط یک کارمند انجام می شود. این به سادگی شامل ارائه ادعاهای نادرست یا متورم برای بازپرداخت است.
به عنوان مثال، یک کارمند می تواند یک گزارش هزینه نادرست یا متورم ارائه کند تا بازپرداختی بزرگتر از آنچه که باید دریافت کند یا ممکن است یک فرد برای حمایت از ادعای بازپرداخت جعلی، رسیدهای جعلی یا سایر اسناد پشتیبان ایجاد کند.
طرح های بازگشت سرمایه
هنگامی که یک کارمند با یک شخص ثالث خارجی همکاری می کند تا پول را از شرکت خارج کند، طرح های برگشتی یک کار "داخلی" است.
به عنوان مثال، یک فروشنده می تواند مبالغ روی فاکتور را افزایش دهد و سود را با کارمندی تقسیم کند که وظیفه او به عنوان یک شخص داخلی اطمینان از تسویه فاکتور برای پرداخت است.
نقل قول از سایت افرا سیستم میهن:
"تشخیص کلاهبرداری در حساب های دریافتی مستلزم نگاه دقیق و اجرای اقدامات استراتژیک با برنامه می باشد . اولین گام در این فرآیند ، ممیزی منظم و دقیق سوابق حساب های دریافتی است . هدف این ممیزی ها شناسایی هرگونه مغایرت یا بی نظمی در سوابق تراکنش ها ، مانند تعدیلات غیرقابل توضیح یا ناهماهنگی در سابقه پرداخت است .
رویکرد مؤثر دیگر شامل نظارت دقیق بر رفتار مشتری و الگوهای پرداخت است . تغییرات ناگهانی در این الگو ها ، مانند تاخیر های غیر معمول پرداخت یا فعالیت های خرید غیر معمول ، می تواند نشانه های قرمزی باشد که فعالیت های متقلبانه احتمالی را نشان می دهد. همچنین برای جلوگیری از کلاهبرداری قبل از وقوع آن ، تأیید صحت مشتریان جدید ، به ویژه مشتریانی که تراکنش های بزرگ انجام می دهند ، مهم می باشد ."
پرچم قرمز برای تقلب در حساب های پرداختنی
بیشتر طرح های کلاهبرداری حساب های پرداختنی شامل پنهان کردن تراکنش های تقلبی توسط کارمند در میان هزاران تراکنش قانونی است. پیدا کردن آنها می تواند مانند جستجوی سوزن در انبار کاه باشد، مگر اینکه بدانید به دنبال چه چیزی باشید یا از نرم افزار هایی مانند هلو ، پارسیان یا سپیدار سیستم استفاده کنید.
بسیاری از پرچم‌های قرمز برای کلاهبرداری حساب‌های پرداختنی مانند پرچم‌های قرمز برای هر نوع کلاهبرداری هستند. برای مثال، اگر متوجه شدید که کارمندان بیش از توان خود زندگی می‌کنند، مرخصی نمی‌روند، رفتارهای بی‌ملاحظه‌ای انجام نمی‌دهند، اطلاعات را مخفی می‌کنند یا تا دیروقت می‌مانند و آخر هفته‌ها می‌آیند، عاقلانه است که بیشتر تحقیق کنید.
اما برخی از شاخص‌ها نیز وجود دارند که مختص بخش حساب‌های پرداختنی هستند و هر برنامه ضد کلاهبرداری باید شامل ممیزی‌های منظم باشد که این «سوزن‌ها در انبار کاه» و همچنین پرچم‌های قرمز عمومی‌تر را بررسی می‌کند.
به دنبال این پرچم‌های قرمز تقلب در حساب های پرداختنی بگردید:
• فروشندگانی که غیرعادی به نظر می رسند یا تایید نشده اند
• افزایش پرداخت ها به فروشندگان خاص بدون افزایش متناظر در کالاها یا خدمات
• پرداخت های بسیار بزرگ به یک فروشنده
• خریدهای غیرمعمول بزرگ در کارت اعتباری صادر شده توسط یک کارمند
• پرداخت هایی که به طور مداوم فقط کمتر از مقداری است که نیاز به مجوز دارد
• فاکتورها به ترتیب
• فاکتورهایی که غیرحرفه ای یا فتوکپی به نظر می رسند
• فاکتورهایی که جزئیات کلیدی مانند آدرس و شماره تلفن را ندارند
• آدرس ایمیل فروشنده ای که از یک ارائه دهنده رایگان مانند Gmail استفاده می کند
• چندین فاکتور با هم یا در یک تاریخ پرداخت می شود
• آدرس های فروشنده که با آدرس کارمند یکسان است
• آدرس فروشنده که به نظر آدرس های مسکونی است
• فروشندگان با اسامی مشابه
• هزینه های سرگرمی و هدیه بزرگ
• مبالغ میلیونی گرد شده
• مدارک ناقص یا کپی به جای اصل
• پرداخت های تکراری به همان فروشنده
• قیمت های فروشنده که به طور غیرمعمول پایین یا بالا به نظر می رسند
• روابط نزدیک بین یک کارمند و فروشنده
• خریدهای مکرر از یک فروشنده با سابقه کالا یا خدمات بی کیفیت
• نکات یا شکایات از کارمندان، مشتریان یا فروشندگان
تاکتیک های تقلب در حساب های پرداختنی رایج
1- تقلب در فاکتور
کلاهبرداری فاکتور یکی از رایج ترین اشکال کلاهبرداری حساب های پرداختنی است. بر اساس نظرسنجی ، 89٪ از تیم های حساب های پرداختنی یک فاکتور جعلی یا کلاهبرداری دریافت کرده اند.
در این طرح، کلاهبرداران فاکتورهای جعلی ایجاد می کنند یا فاکتورهای قانونی را دستکاری می کنند تا وجوه را به جیب خود منتقل کنند. مجرمان ممکن است مبالغ فاکتور را افزایش دهند، جزئیات پرداخت را تغییر دهند تا وجوه را به حساب های خود هدایت کنند، یا حتی فروشندگانی کاملا ساختگی ایجاد کنند تا شرکت را صورتحساب بگیرند.
برای مبارزه با تقلب در صورتحساب، شرکت‌ها باید فرآیندهای دقیق تأیید فاکتور، از جمله ارجاع متقابل فاکتورها با سفارش‌های خرید و حفظ فهرست جامعی از فروشندگان تایید شده را اجرا کنند. ممیزی های منظم می تواند به شناسایی مغایرت ها و مغایرت ها در سوابق پرداختنی حساب های شما کمک کند.
2- فروشندگان ارواح
فروشندگان ارواح موجودیت های خیالی هستند که توسط کلاهبرداران برای جمع آوری پول از یک شرکت راه اندازی شده اند. آنها با فاکتورهای نادرست، اطلاعات تماس و اطلاعات بانکی، توهم فروشندگان قانونی را ایجاد می کنند. هنگامی که پرداخت ها پردازش شد، کلاهبرداران با وجوه فرار می کنند.
جلوگیری از کلاهبرداری فروشنده ارواح شامل انجام بررسی دقیق در هنگام ورود به فروشندگان جدید است. تأیید هویت فروشنده، تأیید جزئیات حساب بانکی، و بازبینی منظم فعالیت فروشنده می تواند به ریشه کن کردن این نهادهای ساختگی کمک کند.
3- دستکاری چک را بررسی کنید
دستکاری چک یک طرح کلاهبرداری در حساب های پرداختنی فریبنده است که در آن یک شخص خودی، اغلب یک کارمند، چک های صادر شده توسط شرکت را تغییر می دهد. این می تواند شامل تغییر نام گیرنده یا مبلغ چک یا انتقال چک به حساب شخصی باشد.
برای جلوگیری از دستکاری چک، فرآیندهای کنترلی دوگانه را برای صدور چک اجرا کنید و مرتباً صورت های بانکی را تطبیق دهید تا اطمینان حاصل شود که تراکنش های غیرمجاز وجود ندارد. پرداخت های الکترونیکی و خدمات پرداخت مثبت ارائه شده توسط بانک ها نیز می توانند لایه های امنیتی را در برابر دستکاری چک اضافه کنند.
4- اضافه قبض
اضافه صورتحساب زمانی اتفاق می‌افتد که یک فروشنده برای کالاها یا خدماتی که هرگز تحویل داده نشده، کیفیت پایین‌تری داشته یا با شرایط توافق شده مطابقت ندارد، فاکتور ارائه می‌کند. سپس مقدار اضافی توسط فروشنده به جیب زده می شود، که امیدوار است مورد توجه قرار نگیرد.
شرکت‌ها می‌توانند با نگهداری سوابق دقیق، بررسی دقیق صورت‌حساب‌ها از نظر وجود مغایرت‌ها، و اجرای روش‌های قوی تدارکات و تأیید رسید، از خود در برابر پرداخت بیش از حد محافظت کنند.
5- تبانی فروشنده
تبانی فروشنده یک شکل چالش برانگیز از کلاهبرداری حساب های پرداختنی است، زیرا شامل تبانی بین یک فروشنده داخلی و یک فروشنده خارجی است. در این طرح، یک کارمند اجازه می دهد برای کالاها یا خدماتی که هرگز تحویل داده نشده اند یا به میزان قابل توجهی گران شده اند، به فروشنده پرداخت کنند. در ازای آن، فروشنده به کارمند شریک جرم رشوه یا مشوق های دیگری ارائه می دهد.
جلوگیری از تبانی فروشنده مستلزم تفکیک شدید وظایف و ممیزی منظم داخلی و خارجی برای شناسایی الگوهای غیرمعمول پرداخت های فروشنده است. علاوه بر این، ترویج فرهنگ اخلاقیات و یکپارچگی در سازمان می تواند از چنین رفتارهای متقلبانه جلوگیری کند.
6- تقلب در بازپرداخت هزینه
تقلب در بازپرداخت هزینه ها شامل ارائه گزارش های هزینه های ساختگی یا اغراق آمیز توسط کارکنان برای دریافت پرداخت های غیرمجاز است. تاکتیک‌های رایج شامل افزایش هزینه‌ها، ایجاد رسیدهای جعلی یا ارسال هزینه‌ها برای وسایل شخصی است.
برای خنثی کردن تقلب در بازپرداخت هزینه ها، اجرای سیاست های سختگیرانه هزینه، نیاز به دریافت های اصلی برای بازپرداخت، و انجام ممیزی دوره ای گزارش های هزینه برای شناسایی بی نظمی ها.
7- پرداخت های تکراری
پرداخت های تکراری اغلب از اشتباهات اداری ناشی می شود، مانند پردازش ناخواسته یک فاکتور یا پرداخت دو بار. کلاهبرداران می توانند از این خطاها برای انتقال وجوه به حساب های خود سوء استفاده کنند.
پیاده سازی یک سیستم حساب های پرداختنی قوی با کنترل هایی برای شناسایی و جلوگیری از پرداخت های تکراری برای جلوگیری از این نوع کلاهبرداری بسیار مهم است. اتوماسیون و تطبیق منظم پرداخت ها می تواند به شناسایی و اصلاح سریع چنین خطاهایی کمک کند.
جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی
جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی یک تلاش چند وجهی است که افراد، فرآیندها و فناوری را ترکیب می کند. در اینجا چند استراتژی کلیدی برای به حداقل رساندن آسیب پذیری سازمان شما آورده شده است:
1. تفکیک وظایف: تفکیک مسئولیت های تایید فاکتورها، پرداخت ها و تطبیق حساب ها می تواند به جلوگیری از تقلب کمک کند.
2. تأیید صحت فروشنده: هنگام ورود به فروشندگان جدید، بررسی پیشینه و بررسی دقیق انجام دهید.
3. حسابرسی منظم : ممیزی های داخلی و خارجی منظم را برای شناسایی بی نظمی ها و مغایرت ها در سوابق مالی خود انجام دهید.
4. سیاست های قوی: سیاست های شفاف و جامع برای حساب های پرداختنی و مدیریت هزینه ها ایجاد کنید.
5. آموزش کارکنان: به کارکنان آموزش دهید تا پرچم های قرمز را تشخیص دهند و هر گونه فعالیت مشکوک را به سرعت گزارش دهند.
6. اتوماسیون: از نرم افزار حساب های پرداختنی و فرآیندهای تأیید خودکار برای کاهش خطر خطای انسانی استفاده کنید.
7. ابزارهای نظارتی : ابزارهای نظارتی را برای ردیابی عملکرد فروشنده و الگوهای پرداخت پیاده سازی کنید.
8. فرهنگ اخلاقی: برای جلوگیری از کلاهبرداران احتمالی، فرهنگ صداقت و اخلاق را در سازمان خود پرورش دهید.
سوالات متداول
چرا جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی مهم است؟
دلایل متعددی وجود دارد که چرا شرکت باید مجموعه ای از رویه ها را برای جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی داشته باشد:
1. زیان های مالی : پرداخت فاکتورهای جعلی، تغییر مبالغ پرداختی یا اختلاس وجوه می تواند منجر به زیان های مالی قابل توجهی برای شرکت شود.
2. آسیب به شهرت : شرکت ها به شدت به شهرت خود وابسته هستند. اگر در مورد شیوه های مالی یک کسب و کار شکی وجود داشته باشد، این امر می تواند با تضعیف اعتبار آن و در نهایت مختل کردن عملیات آتی آن، صدمات زیادی به بار آورد.
3. عواقب قانونی : کلاهبرداری در حساب های پرداختنی می تواند عواقب شدیدی از جمله جریمه ها و همچنین اتهامات کیفری بالقوه برای افرادی که مرتکب آن می شوند به همراه داشته باشد.
4. از دست دادن اعتماد : اگر تقلب در حساب های پرداختنی کشف شود، می تواند منجر به از دست دادن اعتماد در بین کارکنان، مشتریان و سایر ذینفعان شود. بازیابی این امر می تواند دشوار باشد و می تواند اثرات منفی بلندمدتی بر شرکت داشته باشد.
پرچم قرمز برای شناسایی کلاهبرداری در حساب های پرداختنی چیست؟
در اینجا برخی از پرچم های قرمز وجود دارد که ممکن است نشان دهنده وجود تقلب در حساب های پرداختنی باشد:
1. اختلاف غیرعادی یا تکراری در صورت‌حساب‌ها و حساب‌های فروشنده : اگر انحراف مداوم یا قابل‌توجهی بین فاکتور/حساب فروشنده و اسناد مربوطه آن وجود داشته باشد، میتواند نشانه‌ای از تقلب باشد.
2. الگوهای پرداخت غیرمجاز یا غیرمعمول : اگر پرداخت ها به فروشندگان یا افرادی انجام می شود که مجاز نیستند یا از الگوهای پرداخت معمول پیروی نمی کنند.
3. فقدان مدارک پشتیبان : اسناد ناکافی برای فاکتورها یا حساب های فروشنده می تواند نشانه ای باشد مبنی بر اینکه سوابق ممکن است ساخته یا دستکاری شده باشند.
4. تغییرات در الگوهای پرداخت فروشنده : اگر یک فروشنده به طور قابل توجهی در عادات پرداخت خود دچار نوسان شود، می تواند نشان دهنده فعالیت مشکوک باشد.
5. کنترل‌های داخلی ناکافی : اگر شرکتی کنترل‌های داخلی قوی نداشته باشد، مانند حسابرسی منظم و بررسی سوابق مالی، ممکن است در برابر تقلب در حساب‌های پرداختنی آسیب‌پذیرتر باشد.
چگونه اتوماسیون حساب های پرداختنی می تواند به جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی کمک کند؟
استفاده از اتوماسیون حساب های پرداختنی مزایایی را به همراه دارد که می تواند به جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی کمک کند برخی از مزایا عبارتند از:
1. دقت و کارایی بهبود یافته : اتوماسیون حساب های پرداختنی می تواند خطر خطاها و اختلافات در سوابق مالی را کاهش دهد و انجام کلاهبرداری را برای افراد دشوارتر کند.
2. امنیت پیشرفته : سیستم‌های اتوماسیون حساب های پرداختنی اغلب دارای ویژگی‌های امنیتی داخلی هستند، مانند پروتکل‌های ورود امن و الگوریتم‌های تشخیص تقلب، که میتواند به جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی کمک کند.
3. شفافیت بهبود یافته : سیستم‌های اتوماسیون حساب های پرداختنی می‌توانند نمای واضح و جامعی از فرآیند حساب‌های پرداختنی ارائه دهند و تشخیص هر گونه فعالیت غیرمعمول یا مشکوک را آسان‌تر و سریع‌تر کنند.
4. کنترل بیشتر : سیستم‌های اتوماسیون حساب های پرداختنی می‌توانند کنترل بیشتری بر فرآیند حساب‌های پرداختنی داشته باشند و به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا محدودیت‌ها و محدودیت‌هایی را برای افرادی که می‌توانند به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و آنها را اصلاح کنند، تعیین کنند.
تقلب در حساب های پرداختنی می تواند برای تجارت بسیار مضر باشد، زیرا می تواند به مالی، شهرت و اعتماد آسیب برساند. در این پست ، تقلب در حساب های پرداختنی چیست، چگونه کار می کند و چگونه از آن جلوگیری کنیم، آشکار خواهیم کرد.
تقلب در حساب های پرداختنی چیست؟
تقلب در حساب های پرداختنی نوعی از کلاهبرداری مالی است که از بخش حساب های پرداختنی یک شرکت سوء استفاده می کند. این می تواند شامل ایجاد فاکتورها یا حساب های فروشنده جعلی، تغییر مبالغ یا تاریخ پرداخت، یا اختلاس وجوهی باشد که قرار است برای پرداخت ها استفاده شود.
این نوع کلاهبرداری اغلب به صورت داخلی توسط یک کارمند، یا توسط شخص ثالث خارجی دیگری انجام می شود که به عنوان فروشنده نادرست معرفی می کند. نمونه‌های معمولی از کلاهبرداری حساب‌های پرداختنی شامل طرح‌های صورتحساب، تقلب در چک، و تقلب در بازپرداخت است.
تشخیص این نوع کلاهبرداری می تواند دشوار باشد، زیرا اغلب شامل دستکاری اسناد و سوابق مالی است. آگاهی از فعالیت‌هایی که در بخش حساب‌های پرداختنی انجام می‌شود میتواند به سازمان‌ها کمک کند تا از این گونه فعالیت‌های متقلبانه جلوگیری کنند. شرکت ها باید کنترل های داخلی سختگیرانه ای ایجاد کنند و همچنین به طور منظم سوابق مالی خود را حسابرسی و بررسی کنند تا از هرگونه احتمال تقلب در حساب های پرداختنی محافظت کنند.
کلاهبرداری در حساب های پرداختنی چگونه کار می کند؟
کلاهبرداری حساب های پرداختنی ممکن است زمانی اتفاق بیفتد که یک کارمند یا شخص ثالث فرآیندهای حساب های پرداختنی را برای منافع شخصی دستکاری کند. اغلب حول محور دریافت نوعی بازپرداخت از سوی شخص داخلی از یک شرکت است، مانند هزینه‌هایی که کارمندی برای هزینه‌هایی که اتفاق نیفتاده است اما توسط یک فاکتور ارائه می‌شود، بازپرداخت می‌کند.
در موارد دیگر، یک شرکت پوسته میتواند وانمود کند که فروشنده است و برای کالاها یا خدماتی که تحویل داده نشده است، فاکتور صادر کند.
شناسایی تقلب در حساب های پرداختنی فوق العاده دشوار است زیرا در نگاه اول همه اسناد معتبر و فوق العاده به نظر می رسند - بنابراین وجود فرآیندهای قوی که هر گونه پرچم قرمز یا بی نظمی در پرداخت ها را نشان می دهد مفید است.
انواع تقلب در حساب های پرداختنی
طرح های صورتحساب
طرح‌های صورتحساب نوعی کلاهبرداری از حساب‌های پرداختنی است که شامل ارسال فاکتورهای جعلی برای پرداخت می‌شود. ایجاد یک شرکت پوسته برای تولید صورت‌حساب‌های ساختگی و پرداخت‌ها به حساب‌های خارجی یکی از روش‌های رایج کلاهبرداری است.
طرح‌های صورتحساب شامل صورتحساب ، ارسال فاکتورهای نادرست برای کالاها یا خدماتی است که هرگز دریافت نشده‌اند، یا صورتحساب برای محصول یا خدمات گران‌تر از آنچه ارائه شده است. به عنوان مثال، یک فرد یا یک شرکت پوسته میتواند به طور مداوم برای سرویسی که ارائه نشده است صورتحساب بدهد، اما اگر بخش حساب های پرداختنی شرکت فاکتورهای زیادی را مدیریت کند، میتواند به راحتی برای مدت زمان قابل توجهی زیر رادار قرار گیرد.
تقلب ها را بررسی کنید
کلاهبرداری چک یکی دیگر از انواع رایج کلاهبرداری حساب های پرداختنی است. این شامل دستکاری یا سوء استفاده از چک برای استخراج پول از شرکت است. چند راه وجود دارد که چگونه می توان از جعل چک استفاده کرد:
• تغییر گیرنده یا مبلغ پرداختی در چک
• جعل امضا
• ایجاد چک جعلی
• سرقت چک
کلاهبرداری ACH
کلاهبرداری ACH استفاده غیرمجاز از شبکه Automated Clearing House (ACH) برای انتقال وجه است.ACH یک شبکه الکترونیکی سراسری است که برای پردازش تراکنش‌های مالی از جمله سپرده‌های مستقیم، پرداخت قبوض و سایر انواع پرداخت‌های الکترونیکی استفاده می‌شود. به طور معمول، کلاهبرداری ACH میتواند از طریق استفاده از بدافزار برای دسترسی به حساب‌های مالی، سرقت اطلاعات ورود به سیستم، یا استفاده از کلاهبرداری‌های فیشینگ برای به دست آوردن اطلاعات حساس رخ دهد.
در زمینه حساب های پرداختنی، کلاهبرداری ACH می تواند شامل انتقال غیرمجاز وجوه از سیستم حساب های پرداختنی یک شرکت به حساب یک فرد باشد. برای جلوگیری از آن، شرکت ها باید تدابیر امنیتی قوی مانند پروتکل های ورود امن و نرم افزار آنتی ویروس داشته باشند. همچنین مهم است که مراقب فعالیت‌های مشکوک بالقوه مانند تراکنش‌های غیرمجاز یا تغییرات در جزئیات پرداخت باشید.
تقلب در بازپرداخت
کلاهبرداری بازپرداخت یک نوع متداول کلاهبرداری حساب های پرداختنی است که معمولاً به صورت داخلی توسط یک کارمند انجام می شود. این به سادگی شامل ارائه ادعاهای نادرست یا متورم برای بازپرداخت است.
به عنوان مثال، یک کارمند می تواند یک گزارش هزینه نادرست یا متورم ارائه کند تا بازپرداختی بزرگتر از آنچه که باید دریافت کند یا ممکن است یک فرد برای حمایت از ادعای بازپرداخت جعلی، رسیدهای جعلی یا سایر اسناد پشتیبان ایجاد کند.
طرح های بازگشت سرمایه
هنگامی که یک کارمند با یک شخص ثالث خارجی همکاری می کند تا پول را از شرکت خارج کند، طرح های برگشتی یک کار "داخلی" است.
به عنوان مثال، یک فروشنده می تواند مبالغ روی فاکتور را افزایش دهد و سود را با کارمندی تقسیم کند که وظیفه او به عنوان یک شخص داخلی اطمینان از تسویه فاکتور برای پرداخت است.
نقل قول از سایت افرا سیستم میهن:
"تشخیص کلاهبرداری در حساب های دریافتی مستلزم نگاه دقیق و اجرای اقدامات استراتژیک با برنامه می باشد . اولین گام در این فرآیند ، ممیزی منظم و دقیق سوابق حساب های دریافتی است . هدف این ممیزی ها شناسایی هرگونه مغایرت یا بی نظمی در سوابق تراکنش ها ، مانند تعدیلات غیرقابل توضیح یا ناهماهنگی در سابقه پرداخت است .
رویکرد مؤثر دیگر شامل نظارت دقیق بر رفتار مشتری و الگوهای پرداخت است . تغییرات ناگهانی در این الگو ها ، مانند تاخیر های غیر معمول پرداخت یا فعالیت های خرید غیر معمول ، می تواند نشانه های قرمزی باشد که فعالیت های متقلبانه احتمالی را نشان می دهد. همچنین برای جلوگیری از کلاهبرداری قبل از وقوع آن ، تأیید صحت مشتریان جدید ، به ویژه مشتریانی که تراکنش های بزرگ انجام می دهند ، مهم می باشد ."
پرچم قرمز برای تقلب در حساب های پرداختنی
بیشتر طرح های کلاهبرداری حساب های پرداختنی شامل پنهان کردن تراکنش های تقلبی توسط کارمند در میان هزاران تراکنش قانونی است. پیدا کردن آنها می تواند مانند جستجوی سوزن در انبار کاه باشد، مگر اینکه بدانید به دنبال چه چیزی باشید یا از نرم افزار هایی مانند هلو ، پارسیان یا سپیدار سیستم استفاده کنید.
بسیاری از پرچم‌های قرمز برای کلاهبرداری حساب‌های پرداختنی مانند پرچم‌های قرمز برای هر نوع کلاهبرداری هستند. برای مثال، اگر متوجه شدید که کارمندان بیش از توان خود زندگی می‌کنند، مرخصی نمی‌روند، رفتارهای بی‌ملاحظه‌ای انجام نمی‌دهند، اطلاعات را مخفی می‌کنند یا تا دیروقت می‌مانند و آخر هفته‌ها می‌آیند، عاقلانه است که بیشتر تحقیق کنید.
اما برخی از شاخص‌ها نیز وجود دارند که مختص بخش حساب‌های پرداختنی هستند و هر برنامه ضد کلاهبرداری باید شامل ممیزی‌های منظم باشد که این «سوزن‌ها در انبار کاه» و همچنین پرچم‌های قرمز عمومی‌تر را بررسی می‌کند.
به دنبال این پرچم‌های قرمز تقلب در حساب های پرداختنی بگردید:
• فروشندگانی که غیرعادی به نظر می رسند یا تایید نشده اند
• افزایش پرداخت ها به فروشندگان خاص بدون افزایش متناظر در کالاها یا خدمات
• پرداخت های بسیار بزرگ به یک فروشنده
• خریدهای غیرمعمول بزرگ در کارت اعتباری صادر شده توسط یک کارمند
• پرداخت هایی که به طور مداوم فقط کمتر از مقداری است که نیاز به مجوز دارد
• فاکتورها به ترتیب
• فاکتورهایی که غیرحرفه ای یا فتوکپی به نظر می رسند
• فاکتورهایی که جزئیات کلیدی مانند آدرس و شماره تلفن را ندارند
• آدرس ایمیل فروشنده ای که از یک ارائه دهنده رایگان مانند Gmail استفاده می کند
• چندین فاکتور با هم یا در یک تاریخ پرداخت می شود
• آدرس های فروشنده که با آدرس کارمند یکسان است
• آدرس فروشنده که به نظر آدرس های مسکونی است
• فروشندگان با اسامی مشابه
• هزینه های سرگرمی و هدیه بزرگ
• مبالغ میلیونی گرد شده
• مدارک ناقص یا کپی به جای اصل
• پرداخت های تکراری به همان فروشنده
• قیمت های فروشنده که به طور غیرمعمول پایین یا بالا به نظر می رسند
• روابط نزدیک بین یک کارمند و فروشنده
• خریدهای مکرر از یک فروشنده با سابقه کالا یا خدمات بی کیفیت
• نکات یا شکایات از کارمندان، مشتریان یا فروشندگان
تاکتیک های تقلب در حساب های پرداختنی رایج
1- تقلب در فاکتور
کلاهبرداری فاکتور یکی از رایج ترین اشکال کلاهبرداری حساب های پرداختنی است. بر اساس نظرسنجی ، 89٪ از تیم های حساب های پرداختنی یک فاکتور جعلی یا کلاهبرداری دریافت کرده اند.
در این طرح، کلاهبرداران فاکتورهای جعلی ایجاد می کنند یا فاکتورهای قانونی را دستکاری می کنند تا وجوه را به جیب خود منتقل کنند. مجرمان ممکن است مبالغ فاکتور را افزایش دهند، جزئیات پرداخت را تغییر دهند تا وجوه را به حساب های خود هدایت کنند، یا حتی فروشندگانی کاملا ساختگی ایجاد کنند تا شرکت را صورتحساب بگیرند.
برای مبارزه با تقلب در صورتحساب، شرکت‌ها باید فرآیندهای دقیق تأیید فاکتور، از جمله ارجاع متقابل فاکتورها با سفارش‌های خرید و حفظ فهرست جامعی از فروشندگان تایید شده را اجرا کنند. ممیزی های منظم می تواند به شناسایی مغایرت ها و مغایرت ها در سوابق پرداختنی حساب های شما کمک کند.
2- فروشندگان ارواح
فروشندگان ارواح موجودیت های خیالی هستند که توسط کلاهبرداران برای جمع آوری پول از یک شرکت راه اندازی شده اند. آنها با فاکتورهای نادرست، اطلاعات تماس و اطلاعات بانکی، توهم فروشندگان قانونی را ایجاد می کنند. هنگامی که پرداخت ها پردازش شد، کلاهبرداران با وجوه فرار می کنند.
جلوگیری از کلاهبرداری فروشنده ارواح شامل انجام بررسی دقیق در هنگام ورود به فروشندگان جدید است. تأیید هویت فروشنده، تأیید جزئیات حساب بانکی، و بازبینی منظم فعالیت فروشنده می تواند به ریشه کن کردن این نهادهای ساختگی کمک کند.
3- دستکاری چک را بررسی کنید
دستکاری چک یک طرح کلاهبرداری در حساب های پرداختنی فریبنده است که در آن یک شخص خودی، اغلب یک کارمند، چک های صادر شده توسط شرکت را تغییر می دهد. این می تواند شامل تغییر نام گیرنده یا مبلغ چک یا انتقال چک به حساب شخصی باشد.
برای جلوگیری از دستکاری چک، فرآیندهای کنترلی دوگانه را برای صدور چک اجرا کنید و مرتباً صورت های بانکی را تطبیق دهید تا اطمینان حاصل شود که تراکنش های غیرمجاز وجود ندارد. پرداخت های الکترونیکی و خدمات پرداخت مثبت ارائه شده توسط بانک ها نیز می توانند لایه های امنیتی را در برابر دستکاری چک اضافه کنند.
4- اضافه قبض
اضافه صورتحساب زمانی اتفاق می‌افتد که یک فروشنده برای کالاها یا خدماتی که هرگز تحویل داده نشده، کیفیت پایین‌تری داشته یا با شرایط توافق شده مطابقت ندارد، فاکتور ارائه می‌کند. سپس مقدار اضافی توسط فروشنده به جیب زده می شود، که امیدوار است مورد توجه قرار نگیرد.
شرکت‌ها می‌توانند با نگهداری سوابق دقیق، بررسی دقیق صورت‌حساب‌ها از نظر وجود مغایرت‌ها، و اجرای روش‌های قوی تدارکات و تأیید رسید، از خود در برابر پرداخت بیش از حد محافظت کنند.
5- تبانی فروشنده
تبانی فروشنده یک شکل چالش برانگیز از کلاهبرداری حساب های پرداختنی است، زیرا شامل تبانی بین یک فروشنده داخلی و یک فروشنده خارجی است. در این طرح، یک کارمند اجازه می دهد برای کالاها یا خدماتی که هرگز تحویل داده نشده اند یا به میزان قابل توجهی گران شده اند، به فروشنده پرداخت کنند. در ازای آن، فروشنده به کارمند شریک جرم رشوه یا مشوق های دیگری ارائه می دهد.
جلوگیری از تبانی فروشنده مستلزم تفکیک شدید وظایف و ممیزی منظم داخلی و خارجی برای شناسایی الگوهای غیرمعمول پرداخت های فروشنده است. علاوه بر این، ترویج فرهنگ اخلاقیات و یکپارچگی در سازمان می تواند از چنین رفتارهای متقلبانه جلوگیری کند.
6- تقلب در بازپرداخت هزینه
تقلب در بازپرداخت هزینه ها شامل ارائه گزارش های هزینه های ساختگی یا اغراق آمیز توسط کارکنان برای دریافت پرداخت های غیرمجاز است. تاکتیک‌های رایج شامل افزایش هزینه‌ها، ایجاد رسیدهای جعلی یا ارسال هزینه‌ها برای وسایل شخصی است.
برای خنثی کردن تقلب در بازپرداخت هزینه ها، اجرای سیاست های سختگیرانه هزینه، نیاز به دریافت های اصلی برای بازپرداخت، و انجام ممیزی دوره ای گزارش های هزینه برای شناسایی بی نظمی ها.
7- پرداخت های تکراری
پرداخت های تکراری اغلب از اشتباهات اداری ناشی می شود، مانند پردازش ناخواسته یک فاکتور یا پرداخت دو بار. کلاهبرداران می توانند از این خطاها برای انتقال وجوه به حساب های خود سوء استفاده کنند.
پیاده سازی یک سیستم حساب های پرداختنی قوی با کنترل هایی برای شناسایی و جلوگیری از پرداخت های تکراری برای جلوگیری از این نوع کلاهبرداری بسیار مهم است. اتوماسیون و تطبیق منظم پرداخت ها می تواند به شناسایی و اصلاح سریع چنین خطاهایی کمک کند.
جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی
جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی یک تلاش چند وجهی است که افراد، فرآیندها و فناوری را ترکیب می کند. در اینجا چند استراتژی کلیدی برای به حداقل رساندن آسیب پذیری سازمان شما آورده شده است:
1. تفکیک وظایف: تفکیک مسئولیت های تایید فاکتورها، پرداخت ها و تطبیق حساب ها می تواند به جلوگیری از تقلب کمک کند.
2. تأیید صحت فروشنده: هنگام ورود به فروشندگان جدید، بررسی پیشینه و بررسی دقیق انجام دهید.
3. حسابرسی منظم : ممیزی های داخلی و خارجی منظم را برای شناسایی بی نظمی ها و مغایرت ها در سوابق مالی خود انجام دهید.
4. سیاست های قوی: سیاست های شفاف و جامع برای حساب های پرداختنی و مدیریت هزینه ها ایجاد کنید.
5. آموزش کارکنان: به کارکنان آموزش دهید تا پرچم های قرمز را تشخیص دهند و هر گونه فعالیت مشکوک را به سرعت گزارش دهند.
6. اتوماسیون: از نرم افزار حساب های پرداختنی و فرآیندهای تأیید خودکار برای کاهش خطر خطای انسانی استفاده کنید.
7. ابزارهای نظارتی : ابزارهای نظارتی را برای ردیابی عملکرد فروشنده و الگوهای پرداخت پیاده سازی کنید.
8. فرهنگ اخلاقی: برای جلوگیری از کلاهبرداران احتمالی، فرهنگ صداقت و اخلاق را در سازمان خود پرورش دهید.
سوالات متداول
چرا جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی مهم است؟
دلایل متعددی وجود دارد که چرا شرکت باید مجموعه ای از رویه ها را برای جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی داشته باشد:
1. زیان های مالی : پرداخت فاکتورهای جعلی، تغییر مبالغ پرداختی یا اختلاس وجوه می تواند منجر به زیان های مالی قابل توجهی برای شرکت شود.
2. آسیب به شهرت : شرکت ها به شدت به شهرت خود وابسته هستند. اگر در مورد شیوه های مالی یک کسب و کار شکی وجود داشته باشد، این امر می تواند با تضعیف اعتبار آن و در نهایت مختل کردن عملیات آتی آن، صدمات زیادی به بار آورد.
3. عواقب قانونی : کلاهبرداری در حساب های پرداختنی می تواند عواقب شدیدی از جمله جریمه ها و همچنین اتهامات کیفری بالقوه برای افرادی که مرتکب آن می شوند به همراه داشته باشد.
4. از دست دادن اعتماد : اگر تقلب در حساب های پرداختنی کشف شود، می تواند منجر به از دست دادن اعتماد در بین کارکنان، مشتریان و سایر ذینفعان شود. بازیابی این امر می تواند دشوار باشد و می تواند اثرات منفی بلندمدتی بر شرکت داشته باشد.
پرچم قرمز برای شناسایی کلاهبرداری در حساب های پرداختنی چیست؟
در اینجا برخی از پرچم های قرمز وجود دارد که ممکن است نشان دهنده وجود تقلب در حساب های پرداختنی باشد:
1. اختلاف غیرعادی یا تکراری در صورت‌حساب‌ها و حساب‌های فروشنده : اگر انحراف مداوم یا قابل‌توجهی بین فاکتور/حساب فروشنده و اسناد مربوطه آن وجود داشته باشد، میتواند نشانه‌ای از تقلب باشد.
2. الگوهای پرداخت غیرمجاز یا غیرمعمول : اگر پرداخت ها به فروشندگان یا افرادی انجام می شود که مجاز نیستند یا از الگوهای پرداخت معمول پیروی نمی کنند.
3. فقدان مدارک پشتیبان : اسناد ناکافی برای فاکتورها یا حساب های فروشنده می تواند نشانه ای باشد مبنی بر اینکه سوابق ممکن است ساخته یا دستکاری شده باشند.
4. تغییرات در الگوهای پرداخت فروشنده : اگر یک فروشنده به طور قابل توجهی در عادات پرداخت خود دچار نوسان شود، می تواند نشان دهنده فعالیت مشکوک باشد.
5. کنترل‌های داخلی ناکافی : اگر شرکتی کنترل‌های داخلی قوی نداشته باشد، مانند حسابرسی منظم و بررسی سوابق مالی، ممکن است در برابر تقلب در حساب‌های پرداختنی آسیب‌پذیرتر باشد.
چگونه اتوماسیون حساب های پرداختنی می تواند به جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی کمک کند؟
استفاده از اتوماسیون حساب های پرداختنی مزایایی را به همراه دارد که می تواند به جلوگیری از تقلب در حساب های پرداختنی کمک کند برخی از مزایا عبارتند از:
1. دقت و کارایی بهبود یافته : اتوماسیون حساب های پرداختنی می تواند خطر خطاها و اختلافات در سوابق مالی را کاهش دهد و انجام کلاهبرداری را برای افراد دشوارتر کند.
2. امنیت پیشرفته : سیستم‌های اتوماسیون حساب های پرداختنی اغلب دارای ویژگی‌های امنیتی داخلی هستند، مانند پروتکل‌های ورود امن و الگوریتم‌های تشخیص تقلب، که میتواند به جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی کمک کند.
3. شفافیت بهبود یافته : سیستم‌های اتوماسیون حساب های پرداختنی می‌توانند نمای واضح و جامعی از فرآیند حساب‌های پرداختنی ارائه دهند و تشخیص هر گونه فعالیت غیرمعمول یا مشکوک را آسان‌تر و سریع‌تر کنند.
4. کنترل بیشتر : سیستم‌های اتوماسیون حساب های پرداختنی می‌توانند کنترل بیشتری بر فرآیند حساب‌های پرداختنی داشته باشند و به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا محدودیت‌ها و محدودیت‌هایی را برای افرادی که می‌توانند به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و آنها را اصلاح کنند، تعیین کنند.
پربينندهترين مطالب و خبرها
