اتوماسیون اداری چیست و چه مزایای دارد؟

 نرم افزار اتوماسیون اداری یک نوع سیستم اطلاعاتی است که داده‌های سازمان را سریع و راحت جمع آوری می‌کند و ضمن یکپارچه کردن با دیگر نرم افزارها اطلاعات مفید تولید می‌کند که هزینه‌ها یک سازمان را کاهش، بهره وری را افزایش، باعث صرفه جویی در زمان می‌شود و اشتباهات و خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند.

اتوماسیون اداری چیست؟
در پاسخ به این سوال که اتوماسیون اداری چیست؟ می‌توان گفت اتوماسیون اداری نرم افزاری است که با ساده سازی کارهای اداری به مدیریت و ارجاع کارها در سازمان کمک می‌کند.
دیگر نیازی به نگهداری حجم زیادی از کاغذ نیست و بسیاری از روال‌های طولانی در سازمان را می‌توان با نرم افزار اتوماسیون اداری بهبود ببخشید. نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توان داده‌های سازمان را با استفاده از گردش کار از یک سیستم به سیستم دیگه انتقال داد و به سازمان‌ها کمک کند تا تمام وظایف و فرایند‌های روزمره را به طور امن جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنند.

و اما اتوماسیون اداری پیوند با استفاده از راه حل‌های موجود در بستر خود به بسیاری از فرآیندهای یک سازمان از منابع انسانی گرفته تا مدیریت ارتباط با مشتری، بازاریابی و بیشتر فعالیت‌های اداری کمک کند.
در نزدیک ترین تجربه ای که نبود یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب به خوبی احساس می‌شود این است که بسیاری از کارمندان در طول روز مکاتبات زیادی از طریق پیام رسان‌های مختلف دارند با این کار احتمال گم شدن اطلاعات و یا از دست رفتن آن زیاد است.
سیستم اتوماسیون اداری به شما این امکان را می‌دهد که کلیه فعالیتها رو اعم از مکاتبات اداری دورن سازمانی و یا برون سازمانی ,گردش فرم , گزارش گیری و گردش اسناد را به صورت یکپارچه انجام دهید.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری 
اتوماسیون اداری با ساده سازی فرایند‌های سازمانی باعث ایجاد نتایج بهتری در سازمان می‌شود و با صرفه جویی در زمان باعث می‌شود کارها سریع تر انجام شود و کارمندان می‌توانند زمان خود را به کارهای مهم تر، سخت تر و با ارزش تر اختصاص دهند. همچینین علاوه بر خودکارسازی کارهای روزمره، امنیت داده‌های سازمان را نیز تضمین می‌کند به طوری با ذخیره و حفاظت از داده‌های ارزشمند سازمان می‌توانند به کاهش فشار بر تیم‌های فناوری اطلاعات کمک کنند و در عین حال خطر خطای انسانی را کاهش دهند.
یکی از مزایای اصلی اتوماسیون اداری پیوند که حتما باید به آن توجه نمود استفاده راحت از نرم افزار است یعنی هنگام استفاده از نرم افزار سردرگم نشوید و بتوانید خیلی راحت به کار خود بپردازید. اما متاسفانه این موضوع در اکثر نرم افزار‌های داخلی رعایت نشده است. از دیگر مزایای اتوماسیون اداری می‌توان به مزایای ذیل اشاره نمود:

ذخیره سازی و مدیریت داده‌ها
خودکار سازی فرایند‌های تکراری و دستی
بهبود فرآیندهای کسب و کار
کاهش هزینه
امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کاربران
امکان تعامل با سایر سازمان‌ها
امکان دسترسی راحت به اطلاعات
نگه داری اسناد و سوابق با کمترین حجم و امنیت بالا
امکان شفاف سازی و مدیریت اطلاعات
کاهش خطا
صرفه جویی در زمان 

برخی از امکانات مهم  نرم افزار اتوماسیون اداری



استفاده از آخرین تکنولوژی 
در حال حاضر تعداد زیادی اتوماسیون اداری وجود دارد که دارای امکانات بسیار زیاد و کاملی می‌باشد، اما اکثر آنها به دلیل استفاده از تکنولوژیهای قدیمی یا نامناسب، قابل استفاده کاربردی در سازمان‌های بزرگ نمی باشند. یکی از مزایای مهم اتوماسیون اداری استفاده از اخرینن تکنولوژی‌ها است برای به روز بودن و حفظ امنیت نرم افزار است.
امکان اتصال با سایر سیستم‌ها
یکی دیگه از امکانات مهم اتوماسیون اداری اتصال به سیستم‌های دیگه است. اتوماسیون اداری با استفاده از وب سرویس می‌توان به راحتی  با سایر سیستم‌های سازمان از جمله سیستمهای پرسنلی، حسابداری، انبارداری و... اتصال برقرار کنید.

امکان توسعه نرم افزار 
اتوماسیون اداری مناسب است که در صورت نیاز بتوان ماژوا‌های مورد نیاز را به سیستم اضافه کرد و یا حتی ماژول جدید ایجاد کرد.

امکان تولید انواع سند 
یکی دیگه از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری این است که کاربران بتوانند انواع اسناد شامل نامه، سندهای تصویر و صوتي، فرمها و... را در دسته بندی‌های مشخص بایگاني نمایند.

ارجاع سند 
یکی از مهم ترین امکانات اتوماسیون اداری ارجاع اسناد است. بنابراین با یکپارچه بودن سیستم کاربران قادر خواهند بود تا اسناد توليد شده را در سيستم به گردش در آورند.

سخن پایانی 
با استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌های خصوصی و دولتی مثل دانشگاه‌ها و شهرداری‌ها و.... دیگه نیاز نیست زمان زیادی برای برای کارهای تکراری صرف کنیم و در نتیجه بازدهی بیشتری داریم. با کمک اتوماسیون اداری می‌توانید فرایند‌های خود را بهبود ببخشید که موجب پیشرفت در کسب و کار می‌شود. 
پیشنهاد می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر و خرید اتوماسیون اداری تحت وب به سایت سماتوس مراجعه کنید.