ضرورت مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان ها

به مجموعه فعالیت هایی که توسط یک گروه همکار که برای دستیابی به اهداف واحد انجام میگیرد، مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM گفته میشود. هدف از اجرای این فرآیند بهبود بخشیدن به سیستم کاری برای رسیدن به موفقیت است.

مدیریت فرآیند کسب و کار به چه معناست؟
BPM مخفف واژه Business Process Management است که به معنای فرآیندی در جهت بهبود کیفیت خدمات و محصولات کسب و کارهای مختلف اطلاق میشود. در این رویکرد داده های مربوطه، نقط ضعف و قوت ساخته شده و راهکارهایی برای بهبود آنها در نظر گرفته میشود. در واقع مدیریت فرآیند به سازمان ها در افزایش بهره وری و سوددهی کمک میکند.
شرکت ایران BPMS با بیش از 10 سال تجربه و با در اختیار داشتن مهندسان با تجربه و کادری مجرب در کنار سازمان ها تلاش دارد تا گامی در جهت نزدیک تر شدن به اهداف کسب و کارهای جدید بردارد. برای آگاهی بیشتر نسبت به ضرورت مدیریت فرآیند کسب و کار به بررسی مزایا و نتایج اجرای این فرآیند در سازمان ها خواهیم پرداخت.

مزایای مدیریت فرآیند کسب وکار
استفاده از مشاور مدیریت فرآیند کسب و کار به شما در افزایش بهره وری و عملکرد کمک میکند. از جمله مزایای مهم استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار برای سازمان ها شامل:
•    کاهش هدر رفت: یکی از عواملی که کسب و کارهای جدید را با چالش های جدی مواجه میکند، ضعف در کنترل منابع مالی و زمانی است. BPM با بهبود فرآیند ها و کاهش فرصت های هدررفت منجر به صرفه جویی در منابع مالی و زمانی میشود.
•    بهبود عملکرد: BPM در واقع به معنی بهبود مهارت هاست نه مهارت. در این فرآیند با بررسی و تحلیل داده ها راه حل هایی برای بهبود عملکرد سازمان ارائه میشود. با تحلیل عملکرد فرآیند ها ضمن آشنایی با نقاط ضعف سازمان میتوان به بهبود انها نیز کمک کرد.
•    افزایش کیفیت: با تحلیل درست فرآیند های عملکرد ، کیفیت محصولات و خدمات نیز بهبود می یابد. این امر باعث افزایش رضایت مشتریان، ارتباطات بهتر با مشتریان و افزایش اعتبار و رقابت‌پذیری کسب و کار می‌شود.
•    بهبود سازماندهی: از دیگر مزیت های مهم مدیریت فرآیند سازمان ها، سازماندهی بهتر و منطقی تر عملیات کسب و کار است که منجر به کاهش اشتباهات و افزایش هماهنگی میان اجزای مختلف سازمان میشود. بطور کلی مدیریت فرآیند به شما کمک میکند تا در بازار از رقبای خود پیشی بگیرید.

هدف مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
هدف از مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM بهبود فرآیند و عملکرد سازمان و در نهایت رسیدن به موفقیت و بهره وری بیشتر سازمان است.
در هر کسب و کاری مجموعه ای از فعالیت های در گردش وجود دارد که لازم است هر کدام مورد بررسی و تحلیل قرار گیرند. با این کار نقاط قوت و ضعف فعالیت های جاری سازمان شناخته شده و راه حل هایی برای بهبود هر یک تعیین میشود.
 در واقع با مدیریت فرآیند کسب و کار برای از بین بردن نقاط ضعف و تبدیل آنها به نقاط قوت تلاش میکند. هدف سازمان‌های درگیر در BPM کنترل فرآیندهای خود و بهینه‌سازی مداوم آنهاست. این رویکرد، سازمانی کارآمدتر خلق می‌کند که قادر است محصولات و خدمات را بهتر ارائه دهد و با نیازهای متغیر سازگار شود.
هدف از اجرای این فرآیند نظم بخشیدن و کاهش هرج و مرج در جریان کاری است که برای تحقق یافتن این هدف باید تمام اعضا با یکدیگر همکاری و هم مسیر شوند. عدم همکاری هر یک از اعضای سازمان، مسیر رسیدن به موفقیت را سخت تر میکند.

دلایل استفاده سازمان ها از BPM
کسب و کارهای کوچک و بزرگ همواره با مشکلات و چالش های بسیاری روبرو هستند که استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار به آنها در کاهش اشتباهات و ارتقای عملکرد کمک میکند. از جمله دلایلی که باعث شده است سازمان ها به مدیریت فرآیند کسب و کار روی بیاورند عبارتند از:
1.    دشوار بودن فرآیند های پیگیری دستی و کاغذی
2.    اطلاف وقت برای بررسی داده های و پیدا کردن نسخه های کاغذی انها
3.    هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع آوری اطلاعات کاغذی
4.    ایجاد هرج و مرج در پروسه های تایید کاغذی
5.    امکان گم شدن اطلاعات کاغذی
6.    عدم توانایی در جستجوی اسناد
تمامی مشکلات موجود با مدیریت فرآیند کسب و کار  به بهترین نحو قابل حل خواهد بود. تنها کافیست تمام اعضا در یک راستا و برای یک هدف واحد یعنی موفقیت در سازمان تلاش کنند.

کاربردهای مدیریت فرآیند کسب و کار در حوزه های مختلف
امروزه کسب و کارهای گوناگونی وجود دارند که هر کدام از آنها از فرآیندهای خاصی پیروی میکنند. کسب وکارها برای پیشبرد اهداف و عملکرد خود باید از مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده نمایند.
بخشی از حوزه ها و بخش هایی که به مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارند شامل موارد زیر می باشند.
مدیریت پروژه: تعریف فرآیندهای پروژه، کنترل زمان پروژه و...
مدیریت منابع انسانی: مصاحبه و استخدام نیروی کار، آموزش و ارزیابی عملکرد پرسنل و..
مدیریت مالی سازمان: خسابداری، صدور فاکتور، ثبت سفارش، کنترل خرج و مخارج و...
مدیریت تولید: مدیریت زمان تولید، مدیریت مواد و قطعات اولیه مورد نیاز و..
مدیریت مشتریان: ارتقای فرآیند هایی ارتباطی، پیشتیبانی خدمات و...
بانکداری و خدمات مالی:  صدور وام، ارائه خدمات بانکی و...



نتایج اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان
سازمان ها با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار به سازمانی فرآیند گرا تبدیل خواهند شد. این بدان معنا است که تک تک فعالیت های کاری در سازمان مورد بررسی قرار گرفته و در مقابل تمامی اعضا در یک مسیر مشترک برای یک هدف واحد تلاش میکنند. از جمله نتایج آن عبارتند از:
شناسایی وضعیت و نقاط قوت بخش های مختلف سازمان
مدل سازی فرآیند با استاندارد BPM
تعریف شاخص ها اندازه گیری
استقرار ساز و کار جهت بهبود فرآیند سازمان
بهبود شرح های شغلی بر اساس فرآیندها
ارائه پیشنهادات تخصصی در حوزه اتوماسیون فرآیند
درک فرآیندهایی که در سازمان رخ می‌دهد
تطبیق فرآیند کسب و کار با روندهای بازار و نیازهای صنعت

سخن پایانی شرکت ایران BPMS
بطور کلی تمامی کسب و کارها و سازمان ها برای پیشبرد اهداف خود و بهبود عملکرد نیاز به مدیریت فرآیند کسب و کار خواهند داشت. اداره یک سازمان، به خصوص وقتی که شروع به بزرگ شدن می‌کند، علاوه بر داشتن یک برنامه مدیریت کافی و جامع، نیازمند داشتن یک دیدگاه شفاف از فرایندهای سازمان است. در این روش با بررسی و تحلیل تمامی رفتارها و فعالیت های کاری جاری در سازمان، نقاط قوت و ضعف هر یک از بخش ها مشخص و راه حلی برای بهبود آن در نظر گرفته میشود.
هدف از اجرای BPM کاهش میزان خطا و اشتباهات، کاهش هرج و مرج و افزایش نقاط قوت، بهبود کیفیت خدمات در سازمان می باشد. آنکه در مدیریت فرآیند کسب و کار اهمیت دارد، تلاش تمامی اعضای یک سازمان برای از بین بردن نقاط قوت است.

ایران BPMS با بیش از 12 سال تجربه در زمینه مشاوره فرآیند کسب و کار تا کنون توانسته است بیش از 100 پروژه را در این حوزه به موفقیت های چشمگیر برساند. اگر شما نیز در کسب و کار خود با چالش و موانع بسیاری روبرو شده اید و به دنبال راه حلی برای بهبود کیفیت خدمات و محصولات خود هستید، مشاوران ایرانBPMS به شما در مسیر موفقیت کمک مینماید. با برقراری تماس با کارشناسان ما از خدمات مشاوره تخصصی مجموعه ایران BPMS بهره مند شوید.