ویژگی و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری در ایران

سازمان‌ها و کسب‌وکارها، برای پیشی گرفتن در عرصه رقابت و انتخاب بهترین شیوه‌های مدیریتی، راهی جز بکارگیری این ابزار کارآمد ندارند. استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری نه تنها کارایی و بهره‌وری را افزایش می دهد، بلکه ارتباطات سازمانی را نیز تسهیل و بهبود می‌بخشد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به مدیریت بهتر منابع مالی، برنامه‌ریزی دقیق‌تر و حسابداری کمک می‌کنند و فرآیندهای فروش و خدمات پس از فروش را بهینه‌سازی می‌کنند، در نتیجه رضایت مشتریان را افزایش می‌دهند. همچنین لازم است بدانید در ادامه، به بررسی برخی از کاربردها، ویژگی‌ها و مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری پرداخته‌ایم.

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد
برخی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری در ایران، بدین شرح می باشد:
•    استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب در هر زمان و مکان
•    کاربری آسان و کاربر پسند
•    به روزرسانی مداوم و بهره مندی از امکانات روز نرم افزاری
•    افزایش کیفیت نظارت و عملکرد پرسنل
•    ثبت و طبقه بندی اسناد و همچنین پیاده سازی محرمانگی
•    تعیین سطح دسترسی کارکنان
•    افزایش بهره وری و افزایش ساعت کار مفید پرسنل
•    تفویض کارتابل و افزایش مسئولیت پذیری واحد ها
•    پیاده سازی سلسله مراتب سازمانی و ساختار مدیریتی پاسخگو
•    و...

مزایای اتوماسیون اداری در ایران
•    حذف یا کاهش مصرف کاغذ در سازمان
•    انجام امور سازمانی در هر زمان و هر مکان
•    صرفه جویی در زمان و هزینه ها
•    آرشیو اسناد و مدارک در حجم کم، ایمنی بالا
•    حذف یا کاهش استفاده از دفاتر حجیم اندیکاتور
•    شفاف سازی د رمراحل انجام کار و مدیریت متمرکز
•    ایجاد گزارش ها متنوع مدیریتی
•    پیگیری به موقع امور سازمان
•    ارباب رجوع می تواند در هر زمان و مکا نیز روند کاری خود را پیگیر کند.
•    پیگیر نامه ها بر بستر اینترنت یا تلفن در راستای طرح تکریم ارباب رجوع
•    تعمل الکترونیک با سایر سازمان ها
•    صرفه جویی در مصرف کاغذ و در نتیجه حفظ محیط زیست
•    و...

معایب نرم افزار اتوماسیون اداری
همانطور که پیش تر گفته شد نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر تمام ویژگی ها و مزایایی که دارد، معایبی را هم با خود به همراه دارد که، برخی از آن ها عبارت اند از:
•    کاهش امنیت و تخریب اطلاعات نرم افزار اتوماسیون اداری
•    عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری به سبب نا آگاه بودن از مفاهیم و استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
•    کاهش ارتباطات اجتماعی میانکارکنان یک سازمان
•    توجیه خطاهای انسانی و ربط دادن اشتباهات به سیستم نرم افزاری



کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان
نرم‌افزار اتوماسیون اداری در ایران، با هدف بهبود عملکرد گردش کار و خودکارسازی فرآیندها، در اکثر فعالیت‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد و از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این نرم‌افزار در امور مالی، برنامه‌ریزی و فعالیت‌های حسابداری نقش مهمی ایفا می‌کند و برخی از فرآیندها را به صورت خودکار انجام می‌دهد تا کارکنان بتوانند زمان بیشتری را به تحلیل داده‌ها و ثبت اطلاعات اختصاص دهند. همچنین یکی از بهترین روش ها برای آرشیو اسناد در سازمان های بزرگ است.
علاوه بر این، نرم‌افزار اتوماسیون اداری در بخش فروش نیز کاربرد دارد، به‌گونه‌ای که فعالیت‌های تکراری فروش به‌صورت خودکار تنظیم و اجرا می‌شوند، تا کاربران بتوانند وقت بیشتری را به ایجاد ارتباط مؤثر با مشتریان اختصاص دهند.
در نهایت، این نرم‌افزار در بخش منابع انسانی نیز بسیار مفید است. پردازش درخواست‌های استخدام، ارسال پیشنهادات شغلی، مدیریت حقوق و دستمزد، زمان‌بندی مصاحبه‌ها و بسیاری از وظایف دیگر را به طور کارآمدتر انجام می‌دهد.
به‌طور کلی، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بهره‌وری و کارایی سازمان را به طرز چشمگیری افزایش می‌دهد.